| Iekšējās kontroles elementi |
Elementu apraksts |
Ieteikumi minēto elementu apraksta izstrādē |
| Sabiedrības
darbības plānošana |
Sabiedrības darbības plānošanai:
- noteikts sabiedrības mērķis un vērtības;
- apstiprināti sabiedrības vadības dokumenti;
- noteikti sasniedzamie darbības rezultāti;
- amatpersonām un darbiniekiem noteikti mērķi un uzdevumi atbilstoši institūcijas vadības dokumentiem.
|
1. Iestādes darbības mērķim (virsmērķim) jeb misijai būtu jāatbilst iestādes nolikumam un citos ārējos tiesību aktos noteiktajām politikas jomām vai funkcijām.
2. Sasniedzamie darbības rezultāti tiek noteikti:
- lai iestādes vadība var novērtēt un ziņot par izvirzīto mērķu un uzdevumu sasniegšanas progresu attiecībā pret noteikto gala rezultātu;
- rezultātiem jābūt apstiprinātiem, ticamiem, vienkāršiem un stabiliem;
- vienam mērķim tiek noteikts vismaz viens rezultatīvais rādītājs. Pārāk daudz vai pārāk sīki rādītāji var būt mulsinoši un neefektīvi.
|
| Kontroles
vides izveidošana |
Kontroles vides izveidošanai:
- noteikta sabiedrības mērķiem un darbībai atbilstoša sabiedrības struktūra;
- apstiprināti struktūrvienību reglamenti un darbinieku amatu apraksti (minētie dokumenti regulāri tiek pārskatīti un, ja nepieciešams, aktualizēti);
- amatu apraksti izstrādāti, veicot darba analīzi, kas ietver sabiedrības veicamo uzdevumu analīzi, lai nodrošinātu sabiedrības mērķu sasniegšanu un darbības atbilstību spēkā esošajiem tiesību aktiem. Analīzes ietvaros tiek noteikts ne tikai nepieciešamo amatu skaits uzdevumu veikšanai un pienākumu sadalījums,
bet arī kādas zināšanas, prasmes un kompetences ir nepieciešamas konkrētu pienākumu izpildei;
- sabiedrības iekšējos normatīvajos aktos noteikta loģiska, viegli pārskatāma un kontrolējama rīcības un atbildības deleģēšana, nodrošinot lēmumu pieņemšanas efektivitāti;
- apstiprināta un ieviesta sabiedrības personāla vadības politika, kas nodrošina atbilstošu personālu sabiedrības mērķu sasniegšanai;
- apstiprināti iekšējās kārtības noteikumi;
- apstiprinātas sabiedrības ētikas prasības, kas ir saistošas sabiedrības vadībai un darbiniekiem un nosaka to uzvedību un rīcību lēmumu pieņemšanā.
|
- Personāla vadības politikas mērķis ir atbalstīt iestādes izvirzītās misijas, darbības stratēģijas (tai skaitā mērķu un uzdevumu) sasniegšanu. Personāla vadības politikai ir jānodrošina, ka īstais cilvēks ir pareizajā amatā pareizajā laikā. To var panākt, savlaicīgi analizējot darbu apjomu un saturu, nepieciešamo personālu un prasmes, plānojot darbinieku mobilitāti, kvalifikācijas paaugstināšanas un karjeras attīstības iespējas.
- Izveidot amatu aprakstu paraugu.
|
| Risku noteikšana, analīze un novērtēšana |
Risku (iespējamību, ka kāds notikums negatīvi ietekmēs sabiedrībass mērķu sasniegšanu) noteikšanai, analīzei un novērtēšanai:
n apzināti iekšējie un ārējie riski, kas var traucēt sabiedrības mērķu sasniegšanu;
n novērtēta riska rašanās varbūtība (risku lielums) un ietekme uz mērķa sasniegšanu;
n apzināts sabiedrības pieņemamais risku līmenis, tos klasificējot no būtiskiem līdz maznozīmīgiem. |
- informācijas aprites risks – tiek novērotas problēmas saskaņošanā un koordinēšanā;
- informācijas drošības risks – kļūdas budžeta plānošanā – konkrētajās jomās – galvenokārt saistītas ar IT un datu atlases pareizību, kā arī kontroli pār datu ievadi IT sistēmā;
- IT joma, jo katra struktūrvienība izstrādā savas sistēmas, kur nākotnē iespējamas problēmas ar integrēšanu, drošību; mērķis – vienota datu centra izveide – datu drošība, pieejamība un konfidencialitāte. Datubāzu savietojamība;
- motivācijas trūkums, nepietiekama darbinieku kvalifikācija;
- mehānisks līdzekļu samazinājums. Darba tirgus neaprobežojas ar Latviju;
- konkurence;
- nodokļu izmaiņas, politiskās izmaiņas u.c. valstī notiekošās izmaiņas;
- sabiedrība atrodas grūti sasniedzamā teritorijā;
- sabiedrība pastāv ierobežojumi uz cenu noteikšanu par precēm/pakalpojumiem, piemēram, cenu nosaka pašvaldība vai kāds cits sabiedrības dalībnieks (mātes uzņēmums) u.c.;
- risku pārvaldības procesam jābūt saprotamam vadībai un darbiniekiem;
- riska pārvaldības procesam ir jābūt integrētam iestādes darbības plānošanas procesā, un par riskiem regulāri jāpārrunā vadības sanāksmēs.
- Izveidot identificēto risku ietekmes tabulu, piešķirot tiem ietekmes līmeni, un izveidot ietekmes un seku aprakstu.
|
| Kontroles pasākumu īstenošana |
Kontroles pasākumu īstenošanai:
- noteiktas un ieviestas tiesību deleģēšanas, pārvaldes lēmumu pārbaudes, saskaņošanas un apstiprināšanas procedūras;
- nodrošināta materiālo un finanšu resursu aizsardzība;
- noteiktas un ieviestas pienākumu (atbildības) nošķiršanas, korupcijas un interešu konflikta novēršanas procedūras;
- izveidota sistēma (kārtība) pārskatu sniegšanai par sasniegtajiem rezultātiem atbilstoši institūcijas vadības dokumentiem;
- veikta regulāra darbinieku darba izpildes novērtēšana;
- noteikti un regulāri pārskatīti sabiedrības galvenie procesi un jomas, kurās nepieciešama vienveidīga rīcība vienādos gadījumos, un noteikta iekšējā kārtība to īstenošanā;
- īstenoti risku vadības pasākumi, lai samazinātu sabiedrības būtiskākos riskus un nodrošinātu sabiedrības mērķa sasniegšanu;
- izstrādātās un ieviestās procedūras nodrošina, ka grāmatvedības uzskaite un cita informācija ir patiesa, salīdzināma, savlaicīga, nozīmīga, saprotama un pilnīga;
- veikti citi kontroles pasākumi, lai nodrošinātu finanšu un citu resursu efektīvu un lietderīgu izmantošanu, ievērojot labas pārvaldības principus.
|
- Procesiem ar noteiktu paaugstinātu risku ir jānodrošina atbilstoša pienākumu nodalīšana, piemēram, iepirkumu procesos, grāmatvedības procesos.
- Izstrādājama kārtība, kādā amatpersonas un darbinieki informē par citu amatpersonu un darbinieku pārkāpumiem un pretlikumīgām darbībām, tajā skaitā iestādes mantas vai finanšu līdzekļu piesavināšanos vai izšķērdēšanu, koruptīvām darbībām vai interešu konfliktu, nodrošinot personas, kura sniegusi attiecīgo informāciju, aizsardzību un tās sniegtās informācijas konfidencialitāti iestādē.
- Izveidot sabiedrības pakļautības shēmu (kas kam pakļautas, kas ko kontrolē, kas kam ko ziņo).
|
| Informācijas un saziņas nodrošināšana |
Informācijas un saziņas nodrošināšanai:
- sabiedrības darbinieki ir informēti par sabiedrības mērķi, sabiedrības vadības dokumentiem, iekšējiem normatīvajiem aktiem un ētikas principiem;
- iekšējās informācijas aprites un saziņas sistēma nodrošina visu līmeņu vadītājiem un darbiniekiem nepieciešamo informāciju, lai būtu iespējams efektīvi veikt uzdevumus un tiktu sasniegti sabiedrības mērķi;
- ja nepieciešams, izstrādātas procedūras, lai sniegtu informāciju sabiedrībai un nodrošinātu sabiedrības pārstāvju līdzdalību;
- izveidota dokumentu aprites un uzglabāšanas sistēma, lai iestādē nodrošinātu atbilstošu, aktuālu, precīzu un pieejamu informāciju;
- izstrādāta informācijas sistēmu drošības politika, un darbinieki ar to ir iepazīstināti.
|
- Ieteikumi, organizējot iestādes iekšējo un ārējo informācijas apriti:
1) aicināt visus darbiniekus informēt par konstatētajiem trūkumiem iekšējās kontroles sistēmās;
2) noteikt atbildīgo amatpersonu, kura koordinē konstatēto problēmu risināšanu;
3) organizēt iestādes iekšējo un ārējo saziņu atbilstoši spēkā esošo tiesību aktu prasībām;
4) izstrādāt ārējās komunikācijas stratēģiju, kurā ir noteiktas mērķa auditorijas, prioritātes attiecībā uz informāciju un rīcības plāns, lai nodrošinātu efektīvu un saskaņotu komunikāciju, kura atbilst sabiedrības uzskatiem,
5) jānodrošina, lai dokumenti ir pienācīgi aizsargāti pret bojāeju, zādzību, ugunsgrēku u.c.;
6) vadībai un darbiniekiem jābūt pietiekami informētiem par dokumentu glabāšanas nosacījumiem (termiņiem). |
| Uzraudzība |
Iekšējās kontroles sistēmas uzraudzība tiek īstenota kā:
- periodiska iekšējo kontroļu novērtēšana;
- kontroļu darbības regulāras pārbaudes;
- informācijas sistēmās iestrādāti nepārtrauktās uzraudzības elementi;
- to sabiedrības darbības pārskatu vai rādītāju analīze, kas identificē iekšējās kontroles trūkumus, un trūkumu novēršana;
- sabiedrības vides un pārraudzības funkciju efektivitātes pašnovērtējumi;
- iekšējo un ārējo auditu rezultātu invertējumi, ja sabiedrībā ir šādi vērtējumi;
- iekšējā audita struktūrvienības kvalitātes novērtējumi, ja sabiedrībā ir izveidota šāda struktūrvienība.
|
- Ieteikumi uzraudzības nodrošināšanai:
- vērtējot iestādes vides un pārraudzības funkciju efektivitāti, analizēt, vai visas iestādes darbības tiek īstenotas efektīvi, lietderīgi un ekonomiski,
- nodrošināt labu pārvaldību, atbilstību tiesību aktu prasībām, aktīvu aizsardzību, kas ir vērstas uz mērķu sasniegšanu;
- vismaz reizi gadā veikt galveno iekšējās kontroles sistēmu efektivitātes pašnovērtējumu, izmantojot, piemēram, darbinieku aptaujas vai intervijas, vadības pārskatus par uzraudzības ziņojumiem, darbinieku novērtēšanas rezultātiem, audita ieteikumiem un citus avotus, kas sniedz būtisku informāciju par iestādes iekšējās kontroles efektivitāti;
- sabiedrības gada publiskajos pārskatos iekļaut informāciju par iekšējās kontroles sistēmas darbības efektivitātes invērtējumu.
|
Iekšējā kontrole sabiedrībā ir process, kas vērsts uz sabiedrības mērķu sasniegšanu. Iekšējā kontrole ir instruments, ko darbinieki var izmantot organizācijas risku mazināšanai. Tāpēc vadībai ir jāvērš uzmanība iekšējās kontroles izveidei, jo tā sniegs iespēju laikus novērtēt uzņēmuma riskus, draudus, vājās un stiprās puses un rīkoties, lai mazinātu konkrētu risku. Iekšējā kontrole ir process, kurā organizācija regulē tās darbību, lai efektīvi un produktīvi izpildītu savu misiju un sasniegtu mērķus. Korupcijas novērošanas un apkarošanas birojs (KNAB) iekšējo kontroli definē šādi: Iekšējā kontrole ir jebkuras institūcijas vai uzņēmuma īstenots pasākumu kopums, kas vērsts uz…
