Darba devēja veikta personas datu apstrāde, organizējot personāla atlasi

Potenciālo darbinieku atlases procesā darba devējam nepieciešams iegūt un izvērtēt plašu informācijas apjomu par pretendentiem, lai atrastu atbilstošu darbinieku. Apkopojot darba devēju biežāk uzdotos jautājumus, Datu Valsts inspekcija publiskojusi apskatu par vispārīgiem noteikumiem, kas jāievēro, plānojot personāla atlasi.

Nepieciešamo personas datu noteikšana un ievākšana

Ievērojot personas datu apstrādes principus, pretendentu atlasē darba devējam jāizvairās no pārmērīgas datu apstrādes. Tas nozīmē, ka pretendentiem jāpieprasa un, ja nepieciešams, arī no citiem avotiem jāiegūst tikai tāda informācija, kas patiešām nepieciešama pretendenta izvērtēšanai atbilstoši konkrētajai vakancei. Darba sludinājumā, tostarp skaidri norādot pretendentam izvirzāmās prasības, būtu pēc iespējas konkrētāk jānorāda, kādu informāciju sagaida darba devējs. Tas ir būtiski, lai izvairītos no situācijām, kad pretendents iesniedz pārmērīgu un nevajadzīgu personisku informāciju vai netiktu saņemti tādu cilvēku pieteikumi (tātad – šo personu dati), kuri nebūtu pieteikušies, ja būtu zinājuši pilnīgu informāciju par izvirzītajām prasībām un darba pienākumiem.

Piemērs. Lai ierobežotu informācijas apjomu, ko iesniedz pretendenti, darba devējs izstrādā pats savu CV formu, kas pretendentiem jāaizpilda, piesakoties vakancei, iekļaujot tādus laukus, kas nodrošinātu tikai atlasei vajadzīgas informācijas saņemšanu. 

Pretendentu informēšana

Darba devējam jānodrošina, ka cilvēki, kuri pretendē uz amata vietu, skaidri zina, kāda informācija par viņiem tiks iegūta, kā arī - kas, kā un kādiem nolūkiem to apstrādā. Sludinājumā būtiski norādīt pilnīgu informāciju par darba devēju, lai ikvienam būtu skaidrs, kas atlases procesā veiks viņu personas datu apstrādi un pie kā vērsties, lai īstenotu datu subjektiem piešķirtās tiesības pārraudzīt savu personas datu apstrādi.

Pretendentiem jābūt pieejamai informācijai arī par:

• datu apstrādes tiesisko pamatu;
• personas datu saņēmējiem, ja tādi ir;
• datu glabāšanas termiņiem vai to noteikšanas kritērijiem;
• citai informācijai atbilstoši Datu regulā noteiktajām prasībām.

Pēc savu datu iesniegšanas pretendentiem kā datu subjektiem ir tiesības iesniegt informācijas pieprasījumus, lūdzot skaidrot dažādus aspektus saistībā ar viņu personas datu apstrādi, tāpēc darba devējam jānodrošina, ka tas spēj sniegt atbildi uz šādiem pieprasījumiem.

Piemērs. Ērts veids, kā nodrošināt potenciālo pretendentu informēšanu par atlases procesā veikto personas datu apstrādi, ir sludinājumā ievietota norāde uz darba devēja mājas lapā ievietotu privātuma politiku.

Atlasē iegūto datu glabāšana un dzēšana

Darba vietai jānosaka procedūra, kā tiek glabāta, kā arī dzēsta atlases procesā iegūtā informācija, tostarp par pretendentiem, kuri netiek pieņemti darbā. Pēc atlases beigām darba devējam būtu jādzēš atlasē iesniegtie dokumenti, līdz ko pagājis lēmuma par atlases rezultātiem pārsūdzēšanas termiņš un pārbaudīta pieņemtā darbinieka spēja veikt darba pienākumus, piemēram, beidzoties pārbaudes laikam.

Pretendentu datu turpmāka apstrāde citiem nolūkiem

Atlasē iegūtos personas datus darba devējam jāapstrādā atbilstoši tiem mērķiem, kuri noteikti pirms datu apstrādes uzsākšanas un par kuriem attiecīgi bijis informēts pretendents, nododot savus datus. Gadījumā, ja darba devējs pēc datu ievākšanas secina, ka varētu tikt veikta datu apstrāde arī atšķirīgam nolūkam nekā tie sākotnēji vākti, darba devējam jāizvērtē, vai šis nolūks ir savienojams ar sākotnējo apstrādi, kā arī jānodrošina, ka pretendents ir informēts par datu apstrādi šādam nolūkam.

Piemērs. Bieži darba devēji vēlas saglabāt atlasē saņemto personu pieteikumus ar mērķi tos vēlreiz izskatīt, ja nākotnē nepieciešams aizpildīt vēl kādu darba vietu. Šāda prakse ir pieļaujama, taču tas būtu jānorāda darba sludinājumā un jājautā skaidra pretendenta piekrišana minētajai apstrādei, norādot, cik ilgi šie dati tiks glabāti.

Trešo personu piesaiste atlases procesa organizēšanā

Ja piemērotu darbinieku atrašanai darba devējs izvēlas izmantot personāla atlases uzņēmumu pakalpojumus, būtiski noteikt šādu pakalpojumu sniedzēju lomu atlases procesā veiktajā personas datu apstrādē, jo no tā atkarīga abu pušu atbildība, uzdevumi un ietekmes robežas. Gadījumā, ja piesaistītais uzņēmums uzskatāms par apstrādātāju, starp darba devēju un šādu pakalpojumu sniedzēju jābūt noslēgtam Datu regulas prasībām atbilstošam līgumam par personas datu apstrādi.

Lasiet arī:

• EST aktualitātes personas datu apstrādes un darba lietās
• EST aktualitātes personas datu apstrādes un patērētāju tiesību aizsardzības lietās