Vēl pirms gadiem trim katru rītu devāmies uz darbavietu cauri visai pilsētai, braucām uz citu pilsētu vai ciematu. Mūs uz galda gaidīja pavadzīmju, rēķinu un čeku kaudze. Un lieli plaukti pa visu sienu ar mapēm. Kabinets vienās mapēs un dokumentos. Gadam beidzoties, gudrojām, kā vecos dokumentus sašūt mazākās mapēs, lai atbrīvotu vietu jaunām mapēm un jauniem papīru kalniem.

Tagad mūsu darba dzīve rit pavisam savādāk — darba vieta ir tur, kur tai brīdī atrodamies, mājās, laukos, viesnīcā… Jebkur, kur ir dators un internets.

Pandēmijas laiks grāmatveža darbu pārcēla citā dimensijā. Dažās dienās pielāgojāmies pavisam citam darba stilam ar citiem darba instrumentiem:

• attālināts darbs, 
• mākoņpakalpojumi, 
• tiešraides tīkli,
• tiešsaistes datu apmaiņa,
• dokumentu digitalizācija u.c.

Iemācījāmies to, ko, visticamāk, nemaz nebūtu centušies apgūt kā nevajadzīgu un sarežģītu vēl ilgu laiku.

Atpakaļceļa vairs nav! Un mēs nemaz vairs negribam katru dienu doties uz biroju, tērēt laiku ceļam, pārcilāt papīru kalnus. Mēs labprāt darbojamies no mājām ar digitāliem rīkiem, elektroniskiem dokumentiem, bez mapēm un papīriem.

Attīstoties civilizācijai, attīstās tehnoloģijas, un, attīstoties tehnoloģijām, būtiski mainās arī grāmatveža darba specifika, kas pieprasa pielāgošanos mūsdienu tendencēm: mākoņrisinājumi, digitalizācija, mākslīgā intelekta risinājumi, darba vides maiņa no biroja uz digitālo, jaunu iemaņu un prasmju apgūšana un esošo attīstīšana. 

Tomēr viss nav tik vienkārši, kā no malas izskatās. Joprojām ir daudz grāmatvežu un uzņēmumu vadītāju, kuri uzskata, ka darbs birojā ar papīra dokumentiem ir daudz produktīvāks, un nelabprāt pieņem jaunumus grāmatvedības darba vidē. Savā ziņā viņus var saprast — ieradums. Un ieradumam ir spēks! Turklāt jebkuras izmaiņas biedē, jo prasa jaunas zināšanas, prasmes un iemaņas.

Kādas iemaņas ir nepieciešamas nākotnes grāmatvedim? 

Ir jāsaprot, ka, mainoties tehnoloģijām, mainās arī grāmatvedības pasaule: vide, darbs, kompetences. 

Pirmsākumos «grāmatvedim» vienīgā prasme bija ar ogli skaisti zīmēt uz alu sienām, jo visa uzskaite — uz sienām uzzīmēt nomedītos zvērus. Gadsimtu gaitā izveidojās rakstība, cilvēks iemācījās izgatavot papirusu, vēlāk — papīru. Uzskaitei tika izmantoti gan papirusa ruļļi, gan kantora grāmatas. Un tas nozīmēja, ka kurš katrs ar uzskaiti nodarboties nevarēja, jo grāmatvedim bija jāprot jau pavisam citas lietas — ar zīmēšanu vai mezgliņu iesiešanu nepietika, bija jāprot rakstīt un skaitīt ar skaitāmajiem kauliņiem. Tātad — attīstoties civilizācijai un tehnoloģijām, līdztekus izveidojās un attīstījās aizvien jaunas un jaunas prasmes.

Atskatoties vēsturē, redzam, ka tehnoloģiju (darbarīki, instrumenti) un civilizācijas attīstība iet rokrokā. Tas ir nepārtraukts process. Tehnoloģijas veido cilvēks un tām visu laiku pielāgojas. 

Katras jaunas tehnoloģijas, katras pārmaiņas ierastā darba vidē un procesā rada bijību un bailes no nezināmā, nesaprotamā un pat psiholoģisku pretestību pret pārmaiņām. Viss, ko iesākumā cilvēks ir noliedzis vai pret ko pretojies, vēlāk tiek uztverts kā pats par sevi saprotams.

Visā pasaulē notiek digitālā transformācija — tiek veidota labvēlīga un moderna dzīves telpa, kas ir balstīta mūsdienu tehnoloģiju izmantošanā.

Pie terminiem «digitalizācija» un «digitālā transformācija» jau esam pieraduši, tie izskan katru dienu gan medijos, gan ikdienas sarunās.

Digitālā transformācija nozīmē:

• darba vides optimizācija, lai samazinātu nelietderīgās darbības,
• objektīvi dati (pareizi, reālā laika, integrēti, pieejami, ar sakārtotām īpašumtiesībām),
• digitālā infrastruktūra (tīkli, valsts un pašvaldību portāli, datubāzes, kur visu var glabāt, attīstīt blokķēdes, outsorcingu — soft un hard),
• drošība un uzticība (kiberdrošība, digitālā drošība, informācijas drošības, personas, komercdatu, īpašuma aizsardzība, uzticība digitālajam pakalpojumam, patērētāju aizsardzība) digitālajā līmenī.

Digitālās tehnoloģijas izceļas ar ātrumu, ar kādu tās ir ienākušas mūsu sabiedrībā.

Kā digitalizācija izpaužas grāmatvedībā? Tā ir finanšu informācijas sagatavošana, attēlošana un pārsūtīšana elektroniskā formātā. Digitālā grāmatvedība rada iespēju grāmatvedības speciālistiem veikt darbu daudz efektīvāk un veltīt laiku nevis rutīnas darbam, ievadot skaitļus grāmatvedības programmā, bet gan izmantot savas zināšanas, sniedzot konsultācijas uzņēmuma vadībai.

Kas nepieciešams digitālajai grāmatvedībai?

Digitālā grāmatvedība vispirms nozīmē tehnoloģiju pilnvērtīgu izmantošanu grāmatveža darba ikdienā.

Tehnoloģijas nav tikai datori. Tehnoloģijas pēc savas būtības nozīmē atbilstošus instrumentus un darbarīkus katrā civilizācijas attīstības posmā. Mūsu dzīve vairs nav iedomājama bez automatizētām iekārtām, datoriem, mobilajām ierīcēm un mākslīgā intelekta.

Straujais dzīves temps, jaunākās tehnoloģijas mums diktē citu darba ritmu. Mūsdienīga grāmatvedība ir citāda, nekā tā bija pirms gadiem pieciem, var pat teikt — pirms gadiem trim! Tehnoloģijas rada nebijušas iespējas sazināties un sadarboties, radīt kaut ko kopīgi, neskatoties uz atrašanās vietu, laika joslām un citiem faktoriem, kas agrāk bija nepārvarami šķēršļi.

Ja tehnoloģija pastāv, tad agrāk vai vēlāk tā tiks izmantota. Tehnoloģiju attīstība vienmēr ir priekšā lietotāju un uzņēmumu spējai pielāgoties. Raksturīgi, ka, ieviešot jaunu tehnoloģiju, klienti to sākumā izmanto «saudzīgi». Kad ir sasniegta kritiskā lietotāju masa, adaptācija strauji paplašinās. Iemesls tam ir vienkāršs: mēs parasti daudz vairāk darām to, ko dara arī mūsu līdzcilvēki. Tehnoloģiju attīstību ietekmē tirgus, un tirgu ietekmē tehnoloģiju attīstība. 

Vienmēr ir cilvēki un uzņēmumi, kas jaunai tirgus videi nespēj pielāgoties nemaz vai to dara ļoti lēnām, tādējādi kaitējot paši sev. Iemesli tam var būt dažādi, piemēram, trūkst tirgus analīzes, gribas mainīt, trūkst izmaiņu vadības līdz stoiskai attieksmei «mēs vienmēr tā esam strādājuši, un viss bijis kārtībā».

Atskats uz cilvēces ātro dzīves ritmu parāda, ka nekad nav bijis tāda brīža, kad tirgus vide nebūtu strauji un neatgriezeniski mainījusies. Uzņēmumi un arī cilvēki, kas nespēj laikus pielāgoties, agrāk vai vēlāk izstāsies no tirgus. Ir jāmaina savi uzskati, produkti, biznesa modeļi tā, lai piedāvājums atbilstu klientu (lietotāju) vajadzībām. Lietotājs un viņa uzvedība ir uzmanības centrā, nevis, piemēram, uzņēmumam pieejamā tehnoloģija, lietotājs un viņa uzvedība ir absolūts tirgus spēles mainītājs un izšķirīgs panākumu gūšanai. Attiecībā pret prasībām grāmatveža darba stilam un prasmēm tirgus galvenais spēlētājs ir uzņēmējs — vai tas ir darba devējs vai pakalpojumu ņēmējs, nav izšķirīgās nozīmes. Svarīgi ir zināt un saprast, ko vēlas «pasūtītājs».

Kas ir raksturīgs mūsdienu grāmatvedībai?

Mūsdienu grāmatvedība (te ir runa gan par pašu uzskaiti, gan grāmatveža darbu un prasmēm kopumā) iet rokrokā ar tehnoloģiju un tirgus attīstību: 

• ātra informācijas vai datu apmaiņa un apstrāde,
• mobilitāte — piekļuve datiem 24/7,
• mūsdienīgas tehnoloģijas un risinājumi — mākoņrisinājumi, automatizēti procesi, mākslīgā intelekta integrācija sistēmās,
• biznesa inteliģence,
• datu drošība,
• resursu pārdale — IT un cilvēkresursu pilnvērtīga izmantošana.

Mākoņpakalpojumi 

Attīstoties mākoņpakalpojumiem, arī grāmatvedība mākonī ir kļuvusi par ikdienu. Grāmatvedības datu izvietošana mākonī dod iespēju datiem piekļūt no jebkuras vietas pasaulē ar interneta pieslēgumu, ir iespējams veidot risinājumus, kas datus atspoguļo tīmekļa pārlūkā vai viedtālrunī. Mākoņpakalpojumi dod iespējas veidot risinājumus, kas balstīti uz mobilajām tehnoloģijām, Un paver iespējas veidot mobilās lietotnes, kas risina kādu konkrētu grāmatvedības vai biznesa vadības uzdevumu. Mobilās lietotnes var ērti lietot viedtālrunī jebkurā laikā un vietā. 

Automatizācija 

Automatizācija — pirmais, kas tiek ieviests mūsdienīgā grāmatvedībā.

Daudzi uzņēmumi jau ievieš automatizētas sistēmas, kas pārņem laikietilpīgus rutīnas darbus un izslēdz sākuma līmeņa grāmatvedības uzdevumus, lai grāmatveži varētu pievērst lielāku uzmanību uzņēmējdarbības attīstībai. Tādējādi uzņēmumi var novirzīt darbaspēku virzienos, kur nepieciešama domāšana un radošums, nevis uzdot vienkāršus datu ievades vai apstrādāšanas uzdevumus.

Ir trīs automatizācijas veidi — pirmajā gadījumā mašīnas aizstāja cilvēka manuālo darbu. Otrajā darbinieki tiek atbrīvoti no rutīnas darba, piemēram, datu ievadīšanas. Trešajā posmā notiek inteliģences automatizācija — to uzdevumu datorizācija, par kuriem agrāk tika uzskatīts, ka tie prasa cilvēka spriedumu.

Digitalizācija

Digitalizācija ir viens no automatizācijas veidiem — elektronisku datu apmaiņa un apstrāde.

Kā atbrīvoties no papīra dokumentiem, kā veidot elektroniskos dokumentus, kādos formātos tos veidot, kā uzglabāt, vai vispār tādus drīkst veidot, vai pietiek, ja ir tikai elektroniski dokumenti, vai tomēr jābūt arī papīra formātā u.tml. — tie ir vieni no aktuālākajiem jautājumiem. 

Likums nosaka: uzņēmumam ir tiesības papīra formas grāmatvedības dokumentu pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē. Un šī norma ir apsveicama, jo palīdz samazināt papīra daudzumu uzņēmumā, ietaupa resursus papīra, printera tintes iegādei, izslēdz pasta izdevumus u.tml. Nemaz nerunājot par zaļāku dzīvi un dabas resursu taupīšanu.

Jāsāk ar to, kas ir digitāls dokuments un kādi ir tā formāti. Nākamais solis — saprast, kādiem mērķiem tas tiek veidots un kur un kā tos izmantos. Jābūt skaidrībā, kur un kā tos uzglabāt, kura būs atbildīgā persona par šī procesa izveidošanu un uzturēšanu. Vissvarīgākais — saprast, ka, ja uzņēmums ir nolēmis pāriet uz elektroniskajiem dokumentiem, atgriezties atpakaļ pie papīra dokumentiem faktiski nav iespējams, t.i., tas būs milzīgs solis atpakaļ uzņēmuma attīstībā, lai cik tas dīvaini izklausītos.

Ar ko sākt?

Formāts

MK noteikumos Nr. 877 «Grāmatvedības kārtošanas noteikumi» teikts, ka, ja attaisnojuma dokumentus, preču piegādes dokumentus un grāmatvedības reģistrus izstrādā un noformē elektroniskā formā, tad uzņēmums attiecīgi piemēro Ministru kabineta 2005. gada 28. jūnija noteikumu Nr. 473 «Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām» II nodaļā paredzēto kārtību. Minētos noteikumus var attiecīgi piemērot arī:

• noformējot papīra formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu, preču piegādes dokumentu vai grāmatvedības reģistru atvasinājumu elektroniskā formā (elektronisko kopiju), kā arī apliecinot tās pareizību,
• izstrādājot grāmatvedības organizācijas dokumentu, kas paredz:
• elektroniskā formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu vai preču piegādes dokumentu apriti uzņēmumā,
• elektroniskā formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu, preču piegādes dokumentu un grāmatvedības reģistru, kā arī papīra formā sagatavotu attaisnojuma dokumentu, preču piegādes dokumentu vai grāmatvedības reģistru atvasinājumu elektroniskā formā (elektronisko kopiju) glabāšanas kārtību uzņēmumā.

MK noteikumi Nr. 473 «Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām» nosaka, ka elektronisko dokumentu izstrādā un noformē vienā no šādiem formātiem:

• vienkārša teksta formātā,
• atvērtā dokumentu formātā (ODF) biroja lietotnēm,
• atvērtā biroja XML (Office Open XML) datņu formātā,
• portatīvā dokumenta (PDF) formātā vai portatīvā dokumenta formātā ilglaicīgai glabāšanai (PDF/A),
• digitāli saspiesta un kodēta attēla (JPEG, TIFF un PNG) formātā.

Dokumentu plūsma

Ja uzņēmums apņemas pāriet no papīra dokumentācijas uz elektronisko, jāizpēta uzņēmuma darba procesi, izvērtējot, ar kuru sākt. Pieņemot, ka žurnāla mērķauditorija ir grāmatveži, autore runās tikai par grāmatvedības procesu digitalizāciju.

Nepietiek ar labo domu — viss, tagad viss būs elektroniski! Ir jāveido dokumentu plūsma, lai saprastu, piemēram:

• kurš sagatavo dokumentus (partneri, darbinieki),
• kādi ir dokumentu veidi, ko saņem grāmatvedība (pavadzīmes, rēķini, čeki, kvītis, muitas deklarācijas, kuģa konosamenti u.c.),
• kādi dokumentu veidi tiek sagatavoti grāmatvedībā (ārējie un iekšējie attaisnojuma dokumenti jāidentificē pa to veidiem, grāmatvedības reģistri, žurnāli, virsgrāmata, konta apgrozījuma pārskats, finanšu atskaites vadībai, nodokļu atskaites un deklarācijas VID u.c.),
• kāds šobrīd ir šo dokumentu «ceļš» — kurš tos grāmatvedībā piegādā vai kurš tos aizgādā klientam (pasta sūtījumi, e–pasts, fiziski aizgādā uzņēmuma darbinieks u.c.),
• kādā formātā tiek saņemti dokumenti — mašīnlasāmā vai cilvēklasāmā (piemēram, vai visi dokumenti ir papīra formātā vai tikai daļa, kādā formātā ir tie dokumenti, kas tiek saņemti elektroniski — XML, PDF, JPG u.c.),
• kādā veidā un formātā tiek sagatavoti grāmatvedības dokumenti un reģistri (nav šaubu, ka veids, kādā sagatavo dokumentus, ir elektronisks, jo viss, kas tiek sagatavots datorā, tiek sagatavots elektroniski, bet vai tie tiek izdrukāti, tādējādi kļūstot par papīra dokumentiem, un glabāti mapēs, vai arī tie saglabāti kādā no elektroniskajiem formātiem, piemēram PDF, un arī uzglabāti elektroniski datoros vai serveros. Svarīgi apzināt, kādā formātā un veidā dokumenti tiek nogādāti klientiem — elektroniskā formātā un elektroniski (e–pastā, datu tiešsaistes apmaiņas kanālos) vai papīra formātā (pa pastu vai nododot no rokas rokā),
• kā tiek apstrādāti jau šobrīd elektroniskā formātā saņemtie dokumenti (izdrukāti, ja tie ir PDF, vai uzglabāti elektroniski u.tml.),
• kā šos dokumentus izmanto grāmatvedībā (nodalīsim grāmatvedību no veikaliem un noliktavas, jo tur ir atšķirīgas prasības dokumentiem) — apstrādā kā pirmdokumentus, ievadot uzskaites sistēmā, reģistrē žurnālos, grāmatās, reģistros u.tml.,
• vai dokumenti tiek apstiprināti un vīzēti.

Autore apraksta tikai daļu procesu, kas jāapzinās, lai organizētu grāmatvedības digitalizāciju.

Tātad jāsaprot, kādā formātā (mašīnlasāmā vai cilvēklasāmā) un kā tiek uzņēmumā saņemti un tālāk nodoti dokumenti: pa pastu, tiešsaistes kanālos, e–pastā, aizvesti un nodoti no rokas rokā, kuras ir procesā iesaistītās personas.

Kad ir noskaidrota dokumentu kustība un saprasts, kādi dokumenti grāmatvedībā tiek izmantoti (pavadzīmes, rēķini, čeki, kvītis, līgumi, akti, muitas deklarācijas, kuģa konosamenti u.c.), kad ir saprastas visas dokumentu kustībā iesaistītās personas (grāmatveži, vadītāji, sekretāri, lietveži, avansu norēķinu personas u.c. darbinieki), jāizprot, vai visi grāmatvedībā izmantotie dokumenti ir digitalizējami (sagatavojami un uzglabājami tikai elektroniskā formātā), vai tomēr būs dokumenti, kuri ir jāuzglabā papīra formātā.

Nobeigums nākamajā numurā.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada marta (495.) numurā.