Inventarizācijā sen vairs neizmanto skaitīkļus un biezas papīru klades. Tagad viss notiek digitāli. Biezo papīru vietā ir elektronisks preču katalogs. Elektroniskajā inventarizācijā preces var saskaitīt bez kļūdām un daudz ātrāk. 

Par e–inventarizācijas priekšrocībām stāsta SIA Data zoom, kas strādā ar zīmolu «e–inventarizācija.lv», īpašnieki Janeks Bergs un Artūrs Platpīrs.

Janeks Bergs: Tā ir uzņēmumā esošo preču krājumu skaita fiziska fiksēšana noteiktā brīdī. Šie dati tiek salīdzināti ar tiem, kas ir noliktavas uzskaites sistēmā, tiek identificētas nesakritības. Tieši nesakritību iemeslu atrašana ir galvenā inventarizācijas vērtība, jo pēc tās var noteikt, kur var ietaupīt, kura prece noliktavā glabājas pārāk ilgi vai kuras ātri tiek pārdotas un ir par maz. Ir iespējams noteikt preču zudumus, organizatoriskās problēmas — kāpēc prece divus mēnešus stāv noliktavā.

Artūrs Platpīrs: Mūsdienās inventarizācija notiek datoros. Ja nav tehniskā aprīkojuma — programmu nodrošinājuma un inventarizējamo rīku, kā skeneru, tad viss preču sortiments ir jāizdrukā uz lapām. Tur ir rakstīts, piemēram, Holandes siers — veikalā šī prece ir noteiktā daudzumā, darbinieks to skaita un pārbauda. Veicot inventarizāciju, viņš nevis vadās pēc preču izkārtojuma secības, kādā veikalā stāv prece, bet pēc saraksta. Pēc preču saskaitīšanas darbinieks ar roku visu sarakstu vēlreiz ievada datorā. 

J. Bergs: Parasti ar biezu papīru lapu kaudzi darbinieks dodas uz plauktu, meklē garajā sarakstā un atzīmē, cik šī prece ir veikalā. Ja veikals ir lielāks, to dara vairāki cilvēki. Ja prece atrasta vairākās vietās, turpat uz papīra lapas tiek veikti aprēķini, svītrojumi, labojumi… Dati paliek uz papīra lapām. Kāds darbinieks beigās tos apkopo, skatās, cik preču iztrūkst vai ir par daudz.

A. Platpīrs: Mūsu gadījumā atkrīt papīru gūzma. Viss katalogs jau ir ielādēts ierīcē, un varam kārtīgi veikt inventarizāciju.

J. Bergs: E–inventarizācija ir nākamais solis pēc papīra inventarizācijas, datu apmaiņa pilnībā notiek elektroniski. Papīru kalnu vietā ir elektronisks preču katalogs — to var nosaukt par nelielu, kopēju datubāzi, kurā var ievadīt preces svītrkodu vai nosaukumu un atrast to elektroniski. Elektroniskās inventarizācijas laikā izmantojam mobilās uzskaites iekārtas, kas ir līdzīgas viedtālrunim, taču izturīgākas un piemērotas ilgstošam darbam, kā arī iebūvētu svītrkoda skeneri. Tas ir kā viedtālrunis, kurā ievada inventarizācijas datus. Līdz ar to dati tiešsaistē pa bezvadu tīklu nonāk datorā, un noliktavas vadītājs un inventarizācijas veicēji var uzreiz redzēt, kurš cilvēks preci ir skaitījis, kāds ir kopējais saskaitītais skaits un preču vērtība, kad skaitīšana notikusi — ir pilna izsekojamība.

E–inventarizācijas priekšrocība ir tā, ka tā strādā vienlīdz ātri un precīzi, neatkarīgi no tā, vai ir 100, 1000 vai 100 000 preču pozīciju. Mobilā iekārta strādā pietiekami ātri, lai par to nebūtu jāuztraucas. Inventarizēt ar papīra lapām 100 000 dažādas preču vienību jau vairs nav reāli.

Tas ir reāls eksperiments. Ātrums tiek iegūts, jo ātrāk tiek identificēta prece, nav vajadzīgi papildu darbinieki, kas apkopo datus, ir pilna izsekojamība. Fiksējam atrašanās vietas — katrs plaukts vai plauktu rinda tiek marķēta ar speciālu uzlīmi, pēc kuras var noteikt, kur prece atrodas. Parastā inventarizācijā tādas nav. 

Parastā inventarizācijā ļoti būtiski ir pieredzējušie darbinieki, kas ilgi strādā un zina noliktavu no galvas. Sliktā ziņa ir tā, ka bez šiem cilvēkiem noliktava gandrīz vai pārstāj darboties. 

Mūsu e–inventarizācijas risinājums paredz, ka to var darīt cilvēki bez lielas apmācības, lai būtu mazāk stresa un uzņēmums nebūtu tik ilgi jāaizver.

E–inventarizācijas priekšrocība ir arī tāda, ka var pievienot fotogrāfijas, mobilajā uzskaites iekārtā ir iebūvēta fotokamera. Ja prece netiek atpazīta, to var nofotografēt, un fotogrāfija tiešsaistē nokļūst datorā. 

Uzņēmums nereti gatavo speciālu foto atskaiti un sūta to preču menedžeriem atpazīšanai. Tādā veidā var atpazīt preces, kas daudzus gadus stāv noliktavā un kuras pēc iespējas ātrāk vajadzētu pārdot.

E–inventarizācija parasti strādā ciešā sasaistē ar klienta IT sistēmu. Veicot inventarizāciju, gan paņemam, gan nododam atpakaļ datus no šīs sistēmas. Nav starpposma, kad kaut kur stāv kaudze ar papīriem un kāds to vēl vada IT sistēmā.

J. Bergs: Būtībā jebkur, kur ir parastā inventarizācija, derēs arī elektroniskā. Grūti iedomāties nozari, kurā e–inventarizācija būtu lieka. Varbūt tie ir ļoti mazi veikaliņi, kur viens cilvēks pārzina visu. Tās var būt nozares, kurās ir daudz individuālu izstrādājumu, piemēram, uz pasūtījumu taisītas mēbeles, vai kur būtu vajadzīgas ļoti specifiskas zināšanas — laboratorijas iekārtas, izejmateriāli.

A. Platpīrs: Tas ir atkarīgs no uzņēmuma vēlmes. Parasti lielu preču inventarizāciju veic vienreiz vai divreiz gadā, lai varētu saprast, kas atrodas veikalā. Tas varētu būt pēc Ziemassvētku lielā iepirkšanās buma, kad noliktava ir vistukšākā. Otra reize varētu būt pēc Jāņiem.

Iespējams, biežāk inventarizācija būtu jāveic interneta veikalos, jo precei tiek attēlots pieejamais atlikums noliktavā un, ja tas neatbilst reālajam, var rasties domstarpības ar klientu. Ja kāds pasūta «Laimas» šokolādi un preču katalogā ir redzams, ka tā ir pieejama, bet darbinieks to nevar atrast, tad sākas sarakste ar klientu, kuram tiek piedāvāts iegādāties, piemēram, «Karūnas» šokolādi.

J. Bergs: E–inventarizācija jāveic tad, kad ir vismazāk preču — tad inventarizācija aizņems mazāk laika.

Dažreiz par mīnusu var uzskatīt to, ka ir jābūt ieviestai un ikdienā izmantotai noliktavu sistēmai, kuras, iespējams, dažiem uzņēmumiem tomēr nav. Ir arī jāorientējas, kā notiek elektroniskā preču uzskaite, ko nozīmē, piemēram, «virtuālā» noliktava, jābūt komfortablam darbā ar IT sistēmām.

A. Platpīrs: Tādam uzņēmumam kā gateris elektroniskās inventarizācijas risinājums diezin vai būtu īpaši piemērots. Ja produkti vēl ir bez svītrkodiem, tad ērtāk ir skaitīt pēc reālā materiāla dimensijām.

J. Bergs: Gaterī ir jāmēra, jāpārmēra, daudz jārēķina, un katrs izstrādājums var būt savādāks. Gaterī droši vien nebūtu īsti ko skenēt.

Uzņēmumā ir jābūt pieejamam preču elektroniskajam katalogam. Vēlams, lai precēm uz marķējuma būtu svītrkodi. Tirdzniecības uzņēmumiem tie parasti ir, bet ražošanas uzņēmumiem to var arī nebūt. Tas ir atkarīgs, vai uzņēmums svītrkodus izmanto ikdienā. 

Noliktavā ir jāsamarķē preču atrašanās vietas, to var darīt arī pats uzņēmums. Nepieciešami skeneri, ko var iznomāt vai nopirkt. Uzņēmumā ir jāsagatavo kāds no datoriem, lai varētu pārskatīt e–inventarizācijas rezultātus, lai redzētu, cik tālu ir tikts, kas vēl ir atlicis, lai varētu redzēt nesakritības, pārbaudīt preci.

Būtu vēlams, lai noliktavā ir bezvadu interneta tīkls. Ja tāds ir, tad rezultātus var redzēt uzreiz, līdzko preci noskenē.

A. Platpīrs: Lai veiktu inventarizāciju, veikalam ir jābūt sakārtotam, precei ir jāatrodas vienkopus. Piemēram, «Spilvas» mērces ir kopā ar sešām citām mērcēm, vienāda izmēra burciņas stāv rindiņā, visām sarkani vāciņi. Ja inventarizatoram ir jāizkrāmē viss plaukts un jāsašķiro burciņas, tas aizņem laiku. Vai, piemēram, vietas taupīšanas nolūkos paletē ir iespiesta vēl cita paka. Tad ir jāizjauc visa palete un jāpārliecinās, cik paku tur atrodas.

Tajā brīdī laiku, ko iegūstam ar e–inventarizāciju, zaudējam, jo jākrāmē plaukti vai jāizjauc palete.

Strādājot veikalā, šāda kārtība nav tik būtiska, jo darbinieki labi zina, kur ir nolikuši konkrēto preci un kur to paņems, bet e–inventarizācijai tas ir ļoti būtiski.

J. Bergs: Sakārtot noliktavu pārdošanai nav tas pats, kas to sakārtot skaitīšanai. 

A. Platpīrs: Veikalu vai noliktavu vadītāji ir vienīgie, kas var sakārtot savu saimniecību, jo viņi zina, kur kam vajadzētu stāvēt. 

Sakārtot noliktavu skaitīšanai nenozīmē noslaucīt putekļus no plauktiem, no tiem mēs nebaidāmies. Nebaidāmies arī no tā, ka preces vienā plauktā ir dažādas. Ja veikals nav sakārtots, tad var gadīties arī neapmierinoši rezultāti. 

Tādam stāvoklim nav nekādas vainas. Ja grib nopirkt kokakolu, bet pārdomā un nopērk šokolādi, bet dzērienu atstāj plauktā pie citām precēm, kokakolu pieskaitām esošajā vietā, tas drīzāk ir mūsu bonuss. Tie ir vizuāli atšķirīgi produkti, jautājums ir par vizuāli līdzīgām precēm.

E–inventarizācijas laikā varam fiksēt jebkādu papildinformāciju, bet, vai veicam šādus darbus, nosaka vienošanās ar klientu. Mazumtirdzniecības lielveikalā jau ļoti labi zina, kad pienam beigsies derīguma termiņš, tas neietekmē nekādus datus.

J. Bergs: Tā kā inventarizācija lielākoties notiek ar svītru kodiem, varam skenēt arī tos, kurus sauc par «gudrajiem svītrkodiem» jeb GS1–128. Tas ir pasaules standarts, kuru pārsvarā izmanto loģistikā un vairumtirdzniecības noliktavās, mazāk mazumtirdzniecībā. Noskenējot šo svītru kodu, sistēma automātiski fiksē derīguma termiņu, partijas numuru u.c. 

Ja nav «gudrā svītrkoda», lietotājs šādu informāciju var ievadīt ar roku — ražošanas datums, tehniskā stāvokļa novērtējums, derīguma termiņš, partijas numurs u.c. Cilvēki paši var pieņemt lēmumu, ka konkrētā prece ir jānoraksta, ka tā ir bojāta vai elektronedroša.

Ir iespējama arī fotofiksācija, kuru parastajā inventarizācijā nevar veikt, — gan neatpazīto preču, gan dažādu defektu fiksācija. 

Kad notiek klasiskā inventarizācija ar papīra lapām un prece fiziski ir saskaitīta, jāgaida, kamēr viss ir saskaitīts, jo jāapkopo rezultāti. Šie dati arī kādam jāsaliek kopā un jāievada datorā, un tikai tad var redzēt, vai trūkst konkrētās preces, vai kaut kas ir par daudz. Tikai tad var veikt pārbaudi.

E–inventarizācijas gadījumā viss notiek elektroniski. Kad tā vēl nav pabeigta, klients var pateikt, ka viņu interesē prece, kurai ir lielas nesakritības. Piemēram, klients var lūgt pārbaudīt preci, kurai ir 50 eiro nesakritība. Tā kā sistēmā ir visi dati, zinām, kurā vietā un kurš preci ir skaitījis, cik liels daudzums ir bijis, tad mūsu darbinieki vēlreiz noteiktā vietā pārskaita konkrēto preci.

Tā ir dubultā nesakritība, kas ir labs mehānisms, lai noķertu pēdējās kļūdas.

Praksē šādu pārbaudi veic gandrīz vienmēr. Tā ir arī papildu drošība, ka esam ne tikai saskaitījuši, bet vēlreiz pārbaudījuši preci, kurai ir liels iztrūkums vai pārpalikums.

Mūsu risinājumā iestrādāta arī «pārskenēšanas» funkcija — tiek skenētas un pārbaudītas dažas preces no katra plaukta, lai pārliecinātos, ka neviens plaukts nav aizmirsts.

Tas ir individuāli un atkarīgs no tā, cik ir sakārtota noliktava, cik preču ir marķētas, vai ir svītru kodi. 

A. Platpīrs: Mums ir zināms vidējais darbinieku ātrums, kādā tie stundā skaita preces. Mazumtirdzniecības veikalā vidēji stundā kopā var saskaitīt 800–1000 preču vienību. 

Piemēram, ja noliktavā ir 50 000 preču, desmit cilvēkiem ir jāskaita piecas vai sešas stundas. Divas stundas ir vajadzīgas pārbaudei un inventarizācijas noslēgšanai.

J. Bergs: Vairumtirdzniecības noliktavā bija nedaudz vairāk kā miljons preču vienību. Šo apjomu skaitījām trīs dienas. Klients pārvācās uz jaunu noliktavu un vēlējās visu skrupulozi saskaitīt, bija jāfiksē arī preču derīguma termiņi. 

Daudz preču — vairāki miljoni — bija arī riepu noliktavā. 

Bet standarta mazumtirdzniecības veikalā preču skaits ir 80 000–100 000, un tas ir darbs astoņiem līdz desmit cilvēkiem vienu dienu.

Iespējams fiksēt fotogrāfijas, kuras jau minēju. Ir nelieli pārnēsājamie printerīši, kurus var nolikt blakus plauktā un uzreiz izdrukāt informatīvās uzlīmes, tulkojumus, papildu marķējumus vai izdrukāt attēlus.

Piemēram, viena uzņēmuma noliktavai drukājam skrūvju attēlus līmēšanai uz kastēm, lai klienta personālam būtu vieglāk tās atrast, plus svītrkodus, lai varētu preces noskenēt.

Jaunums programmatūrā ir iespēja analizēt attēlus, t.i., ar iekārtu tiek veikta preces marķējuma fotografēšana. Darbinieks, kas fotografē, turpina skenēšanas darbu noliktavā, bet pa to laiku fotogrāfiju datorā saņem cits darbinieks, kurš ar to var dažādi darboties — izgriezt informāciju, iegūt informāciju par ražotājvalsti vai akcīzes uzlīmes numuru, derīguma termiņu. Pārsvarā teksts tiek atpazīts automātiski un darbiniekam ir tikai tas jāapstiprina. Tas var būt aktuāli uzņēmumos, kuros ir jāuzskaita preču partijas, ir jābūt izsekojamībai. 

Ar mūsu palīdzību ir iespēja ne tikai veikt e–inventarizāciju, bet arī modernizēt noliktavu. Ir uzņēmumi, kurus e–inventarizācija interesē, bet viņi nekad neizmanto svītrkodus. Vairākas reizes esam veikuši tādu kā svītrkodu piešķiršanu — dodamies uz noliktavu, skenējam preces svītrkodu un pievienojam to preces kartītei klienta sistēmā. Tā var būt viena vai vairākas dienas. Pēc šī procesa jau var sākt izmantot svītrkodus ikdienas darbā un, protams, veikt e–inventarizāciju.

Pamatinformācija, kuru nododam, ir preču kods un skaits. Bieži vien ar to arī pietiek. Tālāk apstrāde notiek klienta informācijas sistēmā. Bet informācija var būt arī ne tikai preču kods, bet arī svītrkods, preču sadalījums pa atrašanās vietām. Gadās, ka klienti nedēļu, divas vēl «dzenā kopā galus». Ir garš saraksts, kurā pēc preču koda var redzēt, ka prece atrodas noteiktā vietā.

Informācija ir arī par derīguma termiņiem. Zinām, kurā vietā noliktavā prece atrodas, un, ja tuvojas derīguma termiņa beigas, var mēģināt to pārdot pirmo. Dodam informāciju arī par nesakritībām.

Pieslēgums mūsu sistēmai klientam ir vēl nedēļu pēc e–inventarizācijas beigām, un uz veikto revīziju viņš var skatīties dažādos griezumos — kuras preces iztrūkst par vislielāko summu, kuras savukārt iztrūkst vislielākajā skaitā. Iespējams, kādas preces uzskaitē nebija, bet e–inventarizācijā pēkšņi parādījās. 

Ja vēlas informāciju ļoti detalizēti, tad ir pieejams pilns inventarizācijas žurnāls — datums, laiks, vieta, cilvēks, kas skaitīja, cik saskaitīja, piezīmes.

Mums ir pašiem sava pārvaldības sistēma, klientam tai ir pieeja, apmācām, kā ar to rīkoties. 

Klientiem patīk strādāt ar tādām sistēmām, pie kurām tie ir pieraduši. Tāpēc inventarizācijas beigu datus iedodam tādā formātā, lai viņi varētu uztaisīt inventarizācijas aktu savā sistēmā un grāmatveži datus varētu skatīties savā sistēmā. Mūsu pārvaldības sistēmā var paskatīties tikai brīžiem, kad informāciju vajag detalizēti.

Datu konfidencialitāti ievērojam ļoti strikti. Lai veiktu inventarizāciju, ir vajadzīgs pilns preču katalogs, kas būtībā nozīmē, ka klients uztic visus savus datus — kāda ir prece, tās pārdošanas cena. Tā ir ļoti svarīga informācija, tāpēc datu konfidencialitāte ir noteikta jebkurā līgumā ar klientu. 

Dati glabājas pie mums īslaicīgi, kamēr veicam inventarizāciju. Pēc tam tos izmantojam tikai apkopotā veidā savai statistikai vai pilnībā izdzēšam no saviem datiem.

Pārsvarā — apmēram 80% — klientu strādā ar mums katru gadu. Kad vienreiz e–inventarizācija ir izmēģināta, ir grūti atgriezties pie iepriekšējās papīra un pildspalvas metodes. Šādos gadījumos informācija paliek pie mums, jo klientam tas ir būtiski, piemēram, lai atgādinātu, kur pērn atradās konkrētā prece.

Inese Helmane

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada marta (495.) numurā.