Par grāmatvedības dokumentu glabāšanu papīra formātā viss jau ir zināms. Salīdzinoši jauns dokumentu glabāšanas veids ir glabāšana elektroniskā vidē — datorā, cietajā datu nesējā vai digitālā formātā jeb e–vidē. Lai dokumentus varētu glabāt elektroniskā vidē, tie vispirms jāpārvērš formātā, kurā tie, tāpat kā papīra dokumenti, būtu lasāmi, izdrukājami un tajos esošā informācija nezustu un nebūtu maināma glabāšanas laikā. Un, protams, lai vieta un vide, kurā dokumentus glabājam, būtu droša un nepiederošām personām nepieejama. Kā visu sakārtot un nodrošināt, savu redzējumu un pieredzi izklāstīšu šajā rakstā.

Vispirms jautājums — vai esam gatavi nākotnei?

Parasti, lai sāktu ko jaunu, rodas jautājumi, ir neziņa, piezogas bailes. Esam pieraduši, un mums ir ērti strādāt, kā ierasts. Kāpēc būtu kaut kas jāmaina? Iedrošināšu ar mūsu uzņēmuma nu jau septiņu gadu pieredzi sākotnēji elektroniskā, pēc tam digitālā arhīva veidošanā un uzturēšanā. Īsumā — ir ērti un ātri sameklēt dokumentus, lai tos kādam nosūtītu vai paši tajos ieskatītos. Nav nepieciešama vieta un mapes, nav nepieciešams fiziski mapes pārvietot, jo to nav. Vienīgi ir jāpacenšas, lai visi dokumenti nonāktu arhīvā, ir jādefinē dokumentu plūsma, darbību secība. Ar to vien nepietiek. Ir nepieciešams funkcionāls un jaudīgs skeneris, lai papīra dokumentus varētu kvalitatīvi un ātri pārvērst elektroniskā formātā glabāšanai elektroniskā vidē. Kā arī ir jāizlemj, kur dokumentus glabās — elektroniskā vidē savās ierīcēs vai digitālajā arhīvā. Digitālo arhīvu kā savu mākoņpakalpojumu var uzturēt paši vai pirkt no ārpakalpojuma sniedzējiem. Grāmatvedības likums nosaka dokumentu elektroniskā arhīva glabāšanas vietu Eiropas Savienībā. Likumdevējs nav paredzējis, ka mākoņpakalpojumu var pirkt arī, piemēram, no Microsoft. Tajā gadījumā neviens nezina, kurā vietā fiziski atrodas Microsoft serveri, kas šo pakalpojumu nodrošina. Tas var nebūt un droši vien arī nav Eiropas Savienībā. Pieļauju, ka glabāšanas vieta no drošības viedokļa ir konfidenciāla. Izskatās, ka svarīgi ir mums pašiem sev definēt digitālā arhīva atrašanās vietu jeb pakalpojuma sniedzēju. Ja rēķinu mums izsniedz trešās valsts piegādātājs, tad iesaku veidot dokumentu arhīva kopiju, ko glabā Latvijā. Dokumentu arhīva identiska kopija ir jāveido vienmēr. Tas ļaus naktīs mierīgi gulēt. Nekas nav absolūti drošs, arī mākoņpakalpojums ne.

Esam noskaidrojuši nepieciešamo minimumu, lai dokumentus glabātu elektroniskā vai digitālā vidē. Neziņa ir novērsta, bet bailes par to, vai mēs to spēsim, vēl ir, vai ne? Tam, lai dokumentus, kas mums ir papīra formātā, pārvērstu un glabātu elektroniskā formātā, nav nepieciešamas papildu zināšanas, vien jāapgūst prasme skenera lietošanā un dokumentu arhivēšanā elektroniskajās mapēs, kā arī jāpārkārto sava domāšana, «ka uzņēmumam ir tiesības papīra formas grāmatvedības dokumentu (turpmāk — oriģinālais dokuments) pārvērst elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē un ka elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam, un uzņēmumam ir tiesības iznīcināt oriģinālo dokumentu» (Grāmatvedības likuma 29. pants).

Elektroniskā (digitālā) arhīva veidošana

Ar ko sākt? Ar plānošanu turpmākai darba organizācijai grāmatvedībā un ne tikai. Ir nepieciešams rast atbildes uz daudziem jautājumiem, tajā skaitā:

Grāmatvedības likums nosaka uzņēmuma vadītāja pienākumus un atbildību grāmatvedības jomā, tajā skaitā, ka uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības dokumentu oriģinālu, kopiju vai datu attēlu saglabāšanu un aizsargāšanu pret iznīcināšanu vai nozaudēšanu līdz to nodošanai uzņēmuma arhīvā, kā arī par grāmatvedības dokumentu saglabāšanu uzņēmuma arhīvā un to pieejamību revīziju veicējiem, nodokļu administrācijai, tiesībaizsardzības iestādēm, tiesām, kā arī citām institūcijām. Tas nozīmē, ka likuma priekšā atbildēs uzņēmuma vadītājs, bet uzņēmumā par to atbildēs grāmatvedis, kas tiks noteikts kā atbildīgais par arhīvu.

Tad jārisina tehnisko palīglīdzekļu iegādes jautājums vai jautājums par dokumentu digitizāciju un varbūt arī digitalizāciju ārpakalpojumā. Digitizācija — fiziskā formā pieejamo datu pārvēršana digitālā formātā, piemēram, dokumenta skenēšana. Digitalizācija — biznesa procesu optimizācija, piemēram, grāmatvedības dokumenta pārvēršana mašīnlasāmā formātā un importēšana grāmatvedības sistēmā kontētā veidā.

Lai paši saviem spēkiem ar resursu ietaupījumu veiktu papīra dokumentu pārvēršanas procesu, mazliet ir jāparaugās nākotnes virzienā skenera izvēlē. Lai tas būtu:

1. rītdienas, nevis vakardienas modelis;
2. daudzfunkcionāls (lasa dokumentu un/vai kodētu informāciju, abpusēja dokumenta skenēšana u.c.);
3. jaudīgs;
4. intuitīvi saprotams vai ar saprotamu instrukciju;
5. ar programmu (būtiska atšķirība cenā);
6. skenēts dokuments ir pdf formātā;
7. ietver dokumentu pārvaldības sistēmu;
8. integrēta koplietošanas un e–pasta funkcija;
9. izšķirtspējas iestatīšanas iespējas;
10. operētājsistēmu saderība ar datoru
11. u.c.

Mēs, elektromateriālu vairumtirdzniecības uzņēmums, esam izvēlējušies elektronisko un digitālo arhīvu veidot paši, jo preču iegādes un piegādes dokumentos ir integrēts kvadrātkods ar informāciju dokumenta definēšanai arhīva mapē. Dokumenti no preču programmas papīra formātā nonāk grāmatvedībā. Kvadrātkodu var katrs pats ģenerēt internetvidē pieejamās vietnēs, kas to piedāvā par brīvu. Atslēgvārdi — qr code generator free. Šajā gadījumā svarīga ir skenera funkcionalitāte, programma tajā, kas spēj nolasīt informāciju, novietot dokumentu tam paredzētajā vietā arhīvā pēc norādēm un, svarīgi, paveikt to ātri, skenējot vienlaikus līdz pat 80 lapām. Vēl pie svarīgām funkcijām minēšu abpusēju skenēšanu, izšķirtspējas regulēšanu (kurš gan nav saskāries ar EDS nespēju pievienot gada pārskata dokumentu) un nepieciešamo pdf formātu. Šeit mana piebilde par pdf formātu, ka tas ir ērts lietošanā, jo dokumentu vajadzības gadījumā var pārvērst citā formātā, informāciju no dokumenta var kopēt. Ja lietojam Adobe Acrobat Reader DC, tad var informāciju papildināt ar sev svarīgo un arī parakstīt ar paraksta attēlu, ja nav nepieciešams elektroniskais paraksts.

Elektroniskā un/vai digitālā arhīva izveidē par pamatu esam ņēmuši papīra dokumentu aprites kārtību un dokumentu reģistru veidošanu. Vispirms klasificējam, sistematizējam dokumentus pa to veidiem un plūsmām:

1. Iegāde:
   1.1. Preču iegāde:
     1.1.1. Iegāde no Latvijas piegādātājiem
     1.1.2. Iegāde no Eiropas Savienības piegādātājiem
     1.1.3. Imports no trešajām valstīm, trešajām teritorijām
   1.2. Dažādu citu lietu un pakalpojumu iegāde saimnieciskās darbības nodrošināšanai
     1.2.1. Iegāde no Latvijas piegādātājiem
     1.2.2. Iegāde no Eiropas Savienības piegādātājiem
     1.2.3. Imports no trešajām valstīm, trešajām teritorijām
   1.3. Iekšējā kustība (pēc nepieciešamības)
2. Pārdošana, realizācija, izsniegšana:
   2.1. Preču piegāde:
     2.1.1. Latvijas pircējiem
     2.1.2. ES pircējiem
     2.1.3. Eksports uz trešajām valstīm, trešajām teritorijām
     2.1.4. Iekšējā kustība (pēc nepieciešamības)
   2.2. Pakalpojumu sniegšana
     2.2.1. Latvijas saņēmējiem
     2.2.2. ES saņēmējiem
     2.2.3. Saņēmējiem trešajās valstīs, trešajās teritorijās
     2.2.4. Saviem darbiniekiem
3. Norēķini:
   3.1. Bezskaidras naudas norēķinu dokumenti
     3.1.1. Bankas kontu izraksti
     3.1.2. Līgumi par ieskaitu
     3.1.3. Norēķinu kartes
     3.1.4. citi
   3.2. Skaidras naudas norēķinu dokumenti
4. Pamatlīdzekļi:
   4.1. Iegāde
   4.2. Izslēgšana
   4.3. Nolietojums
5. Citi dokumenti

Šāda vai līdzīga, plašāka vai ne tik izvērsta klasifikācija noteikti ir daudzās grāmatvedībās. Tas nav nekas jauns. Atbilstoši izveidotajai klasifikācijai var sākt veidot dokumentu elektronisko (digitālo) arhīvu. 

Grāmatvežiem būtu jāņem vērā, ka klasifikāciju vajadzētu veidot atbilstoši arī dokumentu kontējumam, lai būtu iespēja pārbaudīt, vai grāmatvedības reģistros ir tie paši dokumenti, kas arhīvā, savstarpēji salīdzināt, vai visi dokumenti ir abās vietās. Nepieciešamības gadījumā varētu pat atjaunot zudušu finanšu uzskaiti.

Atbilstoši klasifikācijai dokumentus sistematizē hronoloģiskā secībā, piemēram:

Preču iegāde no Latvijas piegādātājiem

Šajā, 1. marta, reģistrā glabā visus preču iegādes attiecīgā datuma dokumentus. Skenēto dokumentu nosauc atbilstoši uzņēmumā izstrādātajai kārtībai, piemēram:

Piegādātāja nosaukums_dokumenta Nr._datums_summa

Ja kādā datumā nav dokumentu, mapi var neveidot. Arhīvu veido pa pārskata gadiem, detalizējot pa īsākiem periodiem atbilstoši uzņēmuma darbības apjomam un specifikai.

Arhīva atrašanās vieta

Arhīvam ir jāatrodas drošā vietā, raugoties gan no ārējās piekļuves aspektiem, gan lietotāju pašu nejaušām vai tīšam (jāņem vērā) darbībām, lai nodrošinātu tur ievietoto dokumentu saglabāšanu atbilstoši oriģinālam, novēršot dokumentu labošanu, dzēšanu, pārveidošanu un citas tamlīdzīgas darbības. Tam nolūkam viens no drošības garantiem ir reglamentēts lietotāju loks, kam ir atļauta piekļuve attiecīgajiem dokumentiem. Otrs aspekts ir arhīva kopēšana un glabāšana divās vai trīs vietās. Drošības nolūkos vienai arhīva kopijai būtu jābūt neatkarīgai un slēgtai, respektīvi, tajā dokumenti tiek ievietoti, bet netiek lietoti, lai izvairītos no nejaušības tos dzēst.

Papīra dokumentu iznīcināšana

Uzņēmumam ir tiesības iznīcināt papīra dokumenta oriģinālu, kas ir saglabāts elektroniskajā arhīvā, jo elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam un ja uzņēmums attiecībā uz elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ievēro šādus noteikumus:

1. ir nodrošināts oriģinālā dokumenta satura attēlojums un atbilstība Grāmatvedības likuma 28. pantā noteiktajā dokumentu glabāšanas laikā;
2. ir nodrošināta satura lasīšana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana papīra formā;
3. pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret izmaiņām vai iznīcināšanu;
4. pārvēršanas process, kā arī oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Kā iznīcināt papīra dokumentus:

1. var sagatavot dokumentu sarakstu un nodot dokumentus dokumentu pārstrādātājiem;
2. var iegādāties dokumentu smalcinātāju, kas spēj vienā reizē sagriezt vairāk nekā 100 lapas;
3. var, protams, turpināt glabāt papīra dokumentus. Procesa sākumā iesaku to darīt, lai neiznīcinātu dokumentus, kas cilvēciskā faktora dēļ nav saglabāti elektroniskajā arhīvā, u.c.

Grāmatvedības organizācijas dokumenti elektroniskā (digitālā) arhīva veidošanā

1. Grāmatvedības organizācijas dokuments par kārtību, kādā uzņēmums papīra dokumentus pārvērš elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē un kā notiek oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process, kā arī kā uzņēmums glabā grāmatvedības dokumentus, nosaka dokumentu sistematizēšanas kārtību, lietu nomenklatūru, glabāšanas vietu un formu.

2. Grāmatvedības organizācijas dokuments par dokumentu apriti, kurā ietver attaisnojuma dokumentu plūsmu saimniecisko darījumu sistēmās, šo dokumentu sagatavošanas vai saņemšanas, reģistrācijas, pārbaudes un apstrādes secību, izpildes termiņus, izpildītājus (atbildīgos), uzņēmuma izdoto attaisnojuma dokumentu eksemplāru skaitu, glabāšanas vietu un ilgumu.

3. Kārtība, kā glabāt dokumentus, kas parakstīti ar drošu elektronisko parakstu.

4. Apraksts par to, kā jārīkojas ar dokumentiem, kas tiek saņemti e–pastā vai citos informācijas aprites kanālos. Tos var neizdrukāt, bet iegrāmatot grāmatvedības uzskaites kontos un saglabāt elektroniskajā arhīvā. Taču joprojām aktuāls ir jautājums par paraksta un apstiprinājuma nepieciešamību. Daļēji tas ir noteikts Grāmatvedības likumā:

Priekšrocības dokumentus elektronizējot: • resursu ietaupījums — laiks, papīrs, fiziska vieta dokumentu glabāšanai; • procesu automatizācija, ja digitizācija un digitalizācija tiek nodrošināta pilnībā; • vienkāršu, vienveidīgu funkciju aizstāšana ar mākslīgo intelektu; • jaunu zināšanu un prasmju nepieciešamība — jeb digitālo tehnoloģiju izglītības aktualizēšana; • dokumenta integritāte (nemainība); • dokumenta atrašana, nosūtīšana, lietošana — ātri, no jebkuras vietas (ja ir digitālais arhīvs), kur ir internets; • paātrina dokumentu pārbaudi revīzijas, audita procesā, ko līdz ar to var veikt attālināti.

Likuma veidotāji ir izvēlējušies neiespringt — domājiet paši, kā apstiprināsiet. Protams, ir jādomā, lai neiekļūtu nepatikšanās. Bet... pie mums, kā parasti, viss tiek mākslīgi sarežģīts. Vai tad apliecinājums novērsīs uzņēmumam nelietderīgus izdevumus? Vai arī kā šis apliecinājums radīs ticamību, ka dokuments ir par uzņēmuma darījumu. Saņēmām, iegrāmatojām, saglabājām, apmaksājām, izlietojām, guvām peļņu. Vai tad nepietiek? Bet tas jau būtu jauns raksts par citu tēmu.

Ieteikumi, kā apliecināt dokumentu, kuru nav lietderīgi izdrukāt, lai to saglabātu elektroniskajā arhīvā:

1. ar elektronisku personas identificēšanas kodu un integrēt to dator≠sistēmā;
2. pdf formāta dokumentu parakstīt ar paraksta attēlu, bet tad jāizmanto Acrobat Reader DC;
3. turpināt tērēt papīru, printera resursus un savu laiku izdrukājot, parakstot un skenējot.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada marta (495.) numurā.