Grāmatvedības organizācijas dokumenti būtu jāizstrādā tā, lai persona, kas aizvieto grāmatvedi tā prombūtnes laikā, bez grūtībām varētu saprast, kas un kā ir jādara uzņēmuma grāmatvedības uzskaitē, iesaka Anna Medne, biznesa augstskolas “Turība” Finanšu un grāmatvedības programmu direktore.
Ministru kabineta noteikumi Nr. 585 “Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” paredz vairākas pozīcijas, kas obligāti jāiekļauj grāmatvedības organizācijas dokumentos. Proti, grāmatvedības organizācijas dokumentiem jānosaka kārtību, kādā uzņēmums:
- veic inventarizācijas;
- sniedz pārskatus par skaidrās vai bezskaidrās naudas avansu izlietojumu. Šo pārskatu iesniegšanas termiņus nosaka, ņemot vērā nodokļus reglamentējošajos normatīvajos aktos noteiktos norēķinu termiņus;
- dokumentē un uzskaita uzņēmuma transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, tai skaitā ar uzņēmuma saimniecisko darbību saistītos transportlīdzekļu izmantošanas izdevumus, kā arī izdevumus, kas saistīti ar uzņēmuma kā darba devēja vieglo transportlīdzekļu izmantošanu tādām vajadzībām, kas nav saistītas ar uzņēmuma saimnieciskās darbības veikšanu, un kurus nosaka, ņemot vērā nodokļus reglamentējošo normatīvo aktu prasības;
- organizē attaisnojuma dokumentu apgrozību;
- kārto grāmatvedības reģistrus;
- sagatavo gada pārskatu, kā arī citus grāmatvedības pārskatus. Šajā apakšpunktā minētā prasība neattiecas uz uzņēmumiem, kuru gada pārskatu vai citu grāmatvedības pārskatu sagatavošanu reglamentē konkrēts normatīvais akts;
- glabā grāmatvedības dokumentus.
“Šīs ir lietas, kuras normatīvajos aktos nav tik stingri reglamentētas. Piemēram, inventarizācijas kārtība normatīvajos aktos nav noteikta pārāk precīzi, tātad grāmatvedis savā uzņēmumā to var precizēt,” skaidro A. Medne.
Pārskati par skaidrās vai bezskaidrās naudas avansu izlietojumu nozīmē, ka jābūt dokumentiem, kas nosaka, kādā kārtībā izsniedzama nauda personām, kuras drīkst rīkoties ar uzņēmuma naudu un kādā kārtībā šīs personas atskaitās par šīs naudas izlietojumu.
Transportlīdzekļu izdevumu uzskaite bieži saistāma ar normatīvajā regulējumā paredzētajām situācijām, kad uzņēmums izmanto darbiniekam piederošo transportlīdzekli, ja tas tiek izmantots darba uzdevumu veikšanai. Šajā gadījumā ir nepieciešama ļoti precīza maršrutu uzskaite (t.s. “maršruta lapa”), jo pretējā gadījumā uzņēmums apmaksās kilometrus, ko darbinieks ir nobraucis savām personīgajām vajadzībām.
Ja uzņēmumā ir vairāki grāmatveži, tad vienam no tiem jābūt uzņēmuma vadītāja norīkotam kā gada pārskatu parakstītājam. Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumā šis grāmatvedis tiek definēts kā “vecākais grāmatvedis”. “Tā ir persona, kas atbild par to, vai gada pārskatā uzrādītie skaitļi ir pareizi, vai tajā sniegta precīza informācija. Jāatzīmē, ka tas nenoņem atbildību no uzņēmuma vadītāja, jo Grāmatvedības likumā ir definēts, ka par grāmatvedības uzskaiti uzņēmumā atbild tā vadītājs,” uzsver A. Medne.
Grāmatvedības dokumentu uzglabāšanā arī jāievēro vairākas nianses, kas saistās gan ar dokumentu uzglabāšanu papīra vai elektroniskā formā, uzglabāšanas termiņiem. Grāmatvedības metodikā esot lietderīgi apsvērt, kurus dokumentus nepieciešams pārvērst elektroniskā formā, un kurus ne. Piemēram, saskaņā ar normatīvajiem aktiem rēķini un pavadzīmes jāuzglabā piecus gadus; taču pamatlīdzekļu iegādes rēķini un pavadzīmes jāuzglabā tik ilgi, kamēr tiek lietots pamatlīdzeklis.
Tāpat MK Noteikumi Nr. 585 nosaka, ka pie grāmatvedības organizācijas dokumentiem pieder arī:
- grāmatvedības kontu plāns;
- grāmatvedībā izmantoto kodu un simbolu lietojuma apraksts;
- grāmatvedības politika – attiecīgo saimniecisko darījumu, faktu, notikumu un finanšu pārskata posteņu uzskaites, novērtēšanas un atspoguļošanas principi, metodes un noteikumi (piemēram, pamatlīdzekļu un ieguldījuma īpašumu novērtēšanas vai nolietojuma aprēķināšanas metodes, debitoru parādu vai krājumu atlikumu novērtēšanas metodes, aizņēmuma procentu un soda naudas uzskaites un atspoguļošanas principi, uzkrājumu veidošanas noteikumi, metodes, kas tiek izmantotas peļņas vai zaudējumu vai naudas plūsmas atspoguļošanai finanšu pārskatā).
“Lielākā daļa Latvijas uzņēmumu par pamatu izmanto kādreiz obligāto Finanšu ministrijas izstrādāto kontu plānu, kuram tagad gan vairs ir tikai ieteikuma raksturs. Līdz ar to iespējams veidot arī pilnīgi atšķirīgu kontu plānu. Taču šim kontu plānam grāmatvedības politikā ir jābūt ietvertam pilnā sastāvā – piemēram, tabulas formā. Ir redzēti kontu plāni, kuriem klāt paskaidrots, kādos gadījumos to izmanto, ir kontu plāni, kas sadalīti bilances kontos, operācijas kontos, sintētiskos un analītiskos kontos,” skaidro A. Medne.
Grāmatvedības organizācijas dokumentus ir jāapstiprina uzņēmuma vadībai, līdz ar to, veidojot šos dokumentus, nepieciešams izdomāt, vai visai dokumentu kopai būtu jāsaņem tikai viens apstiprinājums, vai katrai dokumentu grupai savs. Tas var būt svarīgi gadījumos, kad normatīvā regulējuma izmaiņu dēļ grāmatvedības organizācijas dokumentos ir jāmaina tikai kāda viena, atsevišķa sastāvdaļa. Varētu būt vienkāršāk organizēt tās apstiprināšanu, ja uzņēmuma vadībai nebūtu jāpārskata visa dokumentu kopa.
Annas Mednes semināru “Grāmatvedības organizācijas dokumenti, attaisnojošie dokumenti. Grāmatvedības politika” iespējams iegādāties “Bilances Akadēmijas” mājaslapā.
Lasiet arī:
Kādas izmaiņas pēdējo gadu normatīvo aktu grozījumi paredz grāmatvedības politikā?
