Komandējuma izdevumu normas un ierobežojumi 

Atskaitē par komandējuma izdevumiem visbiežāk tiek minēta dienas nauda, naktsmītnes izdevumi un izdevumi par braucienu uz komandējuma vietu un atpakaļ.

Plašāk par šo izdevumu daudzveidību var izlasīt Ministru kabineta (MK) 2010. gada 12. oktobra noteikumu Nr. 969 «Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi» 8. punktā (ar vairākiem apakš– un apakš–apakšējiem punktiem). Šeit apskatīsim tikai būtiskākos nosacījumus minētajiem izdevumu elementiem.

Dienas nauda, naktsmītne, ceļa izdevumi 

Latvijā

Ja komandējums bija Latvijā, tad dienas nauda (par katru dienu) ir noteikta 8 eiro apmērā (pārsnieguma summai jāpiemēro darbaspēka nodokļi — IIN un VSAOI). Atsevišķos gadījumos dienas nauda var būt izmaksāta 30%, 50% apmērā vai vispār neizmaksāta (sk. 13., 21.2. p.). Savukārt naktsmītnes izdevumi — saskaņā ar iesniegtajiem (faktiskajiem) samaksātajiem rēķiniem (privātajā biznesā). Tomēr budžeta iestāžu darbinieku izdevumiem maksimālā norma par viesnīcu Rīgā — 120 eiro par diennakti, citās apdzīvotās vietās — 60 eiro par diennakti (21.3. p.). Ir paredzēti gadījumi, kad ar institūcijas vadītāja atļauju tiek segti faktiskie viesnīcas izdevumi (sk. 10. p.): 

Ja darbinieks nav iesniedzis dokumentus, kas apliecina naktsmītnes izmantošanu, institūcijas vadītājs ir tiesīgs atļaut izmaksāt darbiniekam summu, kas nepārsniedz dienas naudas normu (23. p.). Tomēr šī norma attiecas tikai uz komandējumiem Latvijā! Ārvalsts komandējuma gadījumā tomēr vajadzīgi attaisnojuma dokumenti!

Tiek atlīdzināti arī izdevumi par braucienu uz komandējuma vietu un atpakaļ uz pastāvīgo darba vietu ar dzelzceļa, ūdens un gaisa transportlīdzekļiem kā arī autotransporta līdzekļiem. Ja darbinieks brauc ar viņa īpašumā vai valdījumā esošu vai institūcijas valdījumā esošu transportlīdzekli, darbiniekam ar institūcijas vadītāju jāsaskaņo brauciena maršruts un kilometrāža, kā arī nepieciešamo attiecīgās markas degvielas daudzumu (8.2.4. a.a.p.). Iesniedzot attaisnojuma dokumentus (čekus, kvītis…), izdevumus drīkst atlīdzināt.

NB! Attaisnojuma dokumentam kā naudas izdevumus apliecinošu dokumentu var pievienot arī:

• tādu kases čeku, kas uzskatāms par pievienotās vērtības nodokļa rēķinu atbilstoši pievienotās vērtības nodokli regulējošajiem normatīvajiem aktiem;
• tādu kases čeku, kas izsniegts (saņemts) no kases sistēmas, specializētas ierīces vai iekārtas bez kasiera operatora līdzdalības un kurā nav ietverts preču vai pakalpojumu saņēmēja nosaukums (fiziskajai personai — vārds, uzvārds), juridiskā adrese (fiziskajai personai — deklarētās dzīvesvietas adrese) un reģistrācijas numurs, ja kases čeks izsniegts par darījumu, kura vērtība bez pievienotās vērtības nodokļa ir mazāka par (..) 30 eiro (Grāmatvedības kārtošanas noteikumu (Nr. 877) 38. punkts);

Tomēr izdevumi par braucienu komandējumā ar taksometru netiek atlīdzināti! Ja darbinieks nav uzrādījis dokumentu, kas apliecina braukšanas izdevumus, institūcijas vadītājs ir tiesīgs atļaut atlīdzināt tos atbilstoši minimālajai braukšanas cenai (21.1. punkts). Par taksometriem — tālāk.

Ārvalstīs 

Ja komandējums bija ārvalstīs, dienas naudai un naktsmītnes izdevumiem MK noteikumos Nr. 969 ir veltīts 1. pielikums (normas). Ja dienas naudas norma ir pārsniegta, pārsnieguma summa ir darbaspēka nodokļu objekts. Dienas naudas procentuālā izmaksa ārvalsts komandējumā paredzēta vienīgi gadījumā, kad darbiniekam tiek nodrošināta bezmaksas uzturēšanās — viesnīca (naktsmītne) un ēdināšana vismaz trīs reizes dienā — vai, ja bezmaksas uzturēšanās tiek nodrošināta saskaņā ar Eiropas Savienības normatīvo aktu regulējumu. Tādos gadījumos ar institūcijas vadītāja atļauju par katru komandējuma (..) dienu viņam izmaksā līdz 30% no komandējuma (..) dienas naudas (..) normas.

NB! Atgādināsim, ka «diena» šo noteikumu izpratnē ir arī mazāks par 24 stundām periods. Piemēram, darbinieks dodas komandējumā pēc pulksten 23:00 (atrodas LV nepilnu stundu) vai atgriežas Latvijā agri no rīta — pulksten 1:00. Abos gadījumos tās ir pilnvērtīgas dienas, par kurām jābūt izmaksātai dienas naudai. Turklāt pēc normas, kura:

• noteikta ārvalstī, uz kuru darbinieks dodas vai
• noteikta ārvalstī, no kuras darbinieks atgriežas.

Izdevumi par viesnīcu (naktsmītni), arī izdevumi par vietas rezervēšanu tiek atlīdzināti atbilstoši iesniegtajiem viesnīcas rēķiniem, kvītīm vai tās iestādes rēķiniem, ar kuras starpniecību vieta viesnīcā rezervēta (izņemot personīgajām vajadzībām saņemtos pakalpojumus) (28. p.).

Ja komandētā persona nevar uzrādīt braukšanas (transporta) dokumentus, par apdrošināšanu un komisijas naudu, kā arī izdevumus par biļešu pasūtīšanu vai viesnīcas izdevumu apliecinošos dokumentus, attiecīgos izdevumus neatlīdzina. Šādā situācijā budžeta iestādes darbiniekiem drīkst atlīdzināt izdevumus, ja attaisnojuma dokumentu trūkumā darbinieks nav vainojams (8.14. p.). Savukārt iestādes vadītājam būtu jāapstiprina to valstu saraksts, kurās par pakalpojumiem netiek izsniegti čeki vai citi izdevumus apliecinoši dokumenti, jo nepastāv attiecīga infrastruktūra un normatīvi (29. p.).

NB! Attaisnojuma dokumentam kā naudas izdevumus apliecinošu dokumentu var pievienot arī komandējuma (arī darba brauciena) laikā ārvalstī izsniegtu naudas izdevumus apliecinošu dokumentu, kurā nav visi attaisnojuma dokumentam nepieciešamie rekvizīti un informācija (Grāmatvedības kārtošanas noteikumu Nr. 877 38.3. apakšpunkts).

Svarīgi! Ja ar komandējumu saistītos izdevumus atlīdzina no šim mērķim paredzētajiem ārvalstu finanšu palīdzības līdzekļiem vai Eiropas Savienības institūcijas finanšu līdzekļiem un palīdzības sniedzējs vai Eiropas Savienības institūcija ir noteikusi šo līdzekļu izmantošanas kritērijus un normas, tad institūcijas, kas tiek finansētas no budžeta, šīs normas piemēro, aprēķinot darbinieka komandējuma izdevumus (30. p.). Dažreiz šīs normas paredz mazākus izdevumus nekā Latvijā noteiktajās normās!

Svarīgi! Gan Latvijā, gan ārvalstīs komandējuma laikā darbojas šāda norma: ja darbinieks ar institūcijas vadītāja atļauju savā pastāvīgajā darba vietā atgriežas no komandējuma vietas pēc komandējumam noteiktā laika vai uz komandējuma vietu dodas pirms komandējumam noteiktā laika (piemēram, pavada komandējuma vietā atpūtas, svētku dienas un (vai) atvaļinājuma dienas), viņam saskaņā ar šo noteikumu 8.2.1. apakšapakšpunktu atlīdzina ceļa izdevumus (9. p.). Protams, vadītājam jāvērtē, vai šie izdevumi ir ekonomiski pamatoti un nav lielāki par pārbraukšanas izdevumiem no dzīvesvietas līdz komandējuma vietai.

Izdevumi par taksometra lietošanu

Noteikumos atļauja atlīdzināt izdevumus par taksometru ir strikti reglamentēta atkarībā no izmantošanas mērķa.

Pilnā summā ar institūcijas vadītāja atļauju var atlīdzināt izdevumus (ja tie ir bijuši pamatoti un iesniegti attaisnojuma dokumenti) par braukšanu ar taksometru līdz lidostai, dzelzceļa stacijai, autoostai, kuģu piestātnei un no tām (arī no dzīvesvietas un atpakaļ), ieskaitot pasažieru apdrošināšanas obligātos maksājumus. Tas nozīmē, ka komandējuma atskaitē jāmin taksometra izmantošanas pamatojums (piemēram, lidostā jāierodas ļoti agri/vēlu, vai līdzi jāved smaga bagāža, vai vērtīgi dokumenti, vai bija jāsteidzas u. tml.) (8.2.3. a.a.p.). 

Tāpat drīkst atlīdzināt braukšanas faktiskos izdevumus pilnā apmērā (ja ir iesniegti izdevumus apliecinoši dokumenti) Latvijas teritorijā sabiedriskajā transportā (arī taksometros), ja to izmantošana ir bijusi pamatota (8.10. a.p.). 

Savukārt ārvalsts komandējumā (ja ir iesniegti attiecīgos izdevumus apliecinoši attaisnojuma dokumenti) braukšanas izdevumus sabiedriskajā transportā (arī taksometros) atlīdzina par summu, kas nepārsniedz 30% no visām komandējuma dienām noteiktās attiecīgās valsts dienas naudas kopsummas (8.10. a.p.).

Tātad spēkā ir tikai viens aizliegums: ar taksometru nedrīkst braukt komandējumā! Šie izdevumi nebūs atlīdzināmi.

Ar ko darba brauciens atšķiras no komandējuma?

Saskaņā ar definīciju darba brauciens ir darbinieka darbs vai dienests, ja tas saskaņā ar noslēgto darba līgumu vai amata aprakstu norisinās ceļā (faktiski jebkurš darbs, ja darbiniekam nav noteikta konkrēta darba vieta un viņam jāveic darbus sava darba devēja labā un vadībā, bet dažādās vietās un pat dažādās valstīs). Tātad «darba brauciens» notiek Latvijā vai ārvalstīs arī tad, ja darbs saistīts ar regulāriem un sistemātiskiem izbraukumiem un pārvietošanos. Darba braucieniem saskaņā ar apskatāmajiem noteikumiem piemēro vairākus punktus, kā arī speciālās normas, kas noteiktas MK noteikumu VI nodaļā.

Pirmā atšķirība

Atšķirībā no komandējuma, darba braucienā nedrīkst norīkot «citu» personu, bet tikai darbinieku! Tātad jābūt noslēgtam darba līgumam, kur minēta šāda darba īpatnības un norises kārtība. Ja ar laiku pienākumos vai darba apstākļos notiek izmaiņas, darba līgumu iespējams papildināt vai grozīt.

Otrā atšķirība

Arī darba braucienā darbiniekam tiks atlīdzināti darba veikšanai nepieciešamie izdevumi, un to pārsniegums virs noteikumos minētām normām būs IIN un VSAOI objekts. 

Vispirms, protams, par tādu objektu kļūst «dienas nauda». Pievēršam uzmanību, ka darba brauciena gadījumā tā tiek dēvēta «par papildu izdevumiem, kas darba specifikas dēļ rodas ceļā». Faktiski papildu izdevumi rodas abos gadījumos (gan komandējumā, gan darba braucienā), turklāt noteikumu 42. punktā ir paskaidrots: darbiniekam, kas atrodas darba braucienā, tiek segti papildu izdevumi, kas darba specifikas dēļ rodas darba brauciena laikā (..) noteikumos noteiktajā dienas naudas apmērā. Ja abos gadījumos gan mērķis, gan atlīdzības summa ir vienādas, kamdēļ būtu jāievieš cita terminoloģija?! Praksē sastapos ar gadījumiem, kad grāmatveži papildu izdevumos bija iekļāvuši vairākus citus izdevumus nevis tikai «dienas naudu». 

NB! Ja darbiniekam ir iespējams atgriezties dzīvesvietā tās pašas diennakts laikā, kurā darba brauciens ir sācies, un viņam tiek nodrošināta normatīvajos aktos noteiktā darba un atpūtas režīma ievērošana, minētie papildu izdevumi netiek segti un kompensācija netiek izmaksāta (43. p.).

Svarīgi! Parasti noteikumos minēta atgriešanās «pastāvīgajā darba (dienesta) vietā», tomēr šeit ir norādīta «dzīvesvieta», kas var nozīmēt uz ilgāku laika periodu nekā darba vietas sasniegšana! Vienīgi darbiniekam jāsarūpē pierādījumi, ka viņš tika mājās vēlāk.

Savukārt darba un atpūtas režīma noteikumi ir minēti Darba likuma 142. un 143. pantā:

• diennakts atpūtas ilgums 24 stundu periodā nedrīkst būt īsāks par 12 stundām pēc kārtas. Šo noteikumu var nepiemērot, ja noteikts summētais darba laiks.
• Nedēļas atpūtas ilgums septiņu dienu periodā nedrīkst būt īsāks par 42 stundām pēc kārtas. Šo noteikumu var nepiemērot, ja noteikts summētais darba laiks.

Tātad, ja darba līgumā ir noteikts, ka darba diena sākās pulksten 8:00, bet šoferis līdz mājām tika 23:00, viņam nav nodrošināta atpūta 12 stundas pēc kārtas un «dienas nauda» ir jāizmaksā. Tas pats ar nedēļas atpūtu.

Diemžēl ļoti liela daļa nodarbināto darba braucienos strādā summēto darba laiku, uz tiem minētā norma neattiecas. Summētā darba laika gadījumā pastāv cita norma: summētā darba laika ietvaros jebkurā gadījumā aizliegts nodarbināt darbinieku ilgāk par 24 stundām pēc kārtas un 56 stundām nedēļā. Atpūtas laiku darbiniekam piešķir nekavējoties pēc darba veikšanas (Darba likuma 140. panta 4. daļa).

Papildus «dienas naudai» par nodokļu objektu darba braucienā kļūst arī viesnīcas izdevumu pārsnieguma virs normas summa. Vislielākais darba braucienos nodarbināto kontingents ir tālbraucēji. Parasti šie darbinieki viesnīcas neizmanto, jo ir atbildīgi par vedamo kravu, turklāt arī mūsdienīgas lielās automašīnas ir pietiekami komfortablas. Tādēļ papildu «papildu izdevumu» pārsniegumam par nodokļu objektu darba braucienā kļūs izdevumi par viesnīcu (naktsmītni) (4.3. p.).

Retāk var izveidoties vēl viens nodokļu objekts: ja darba braucienā izlietotie finanšu līdzekļi ir saistīti ar ES Padomes, ES un starptautisko institūciju finansēto vai līdzfinansēto projektu un ir pārsniegtas projektā minētās normas, pārsnieguma daļa ir nodokļu objekts.

Trešā atšķirība

Darbiniekam, kas atrodas darba braucienā, tiek segti papildu izdevumi (..) par katru darba brauciena dienu(..), bet mēnesī kopā nepārsniedzot 70% no (..) aprēķinātās darba algas un (..)papildu izdevumu summas («dienas naudas»). Ja (..) papildu izdevumu apmērs («dienas nauda») pārsniedz 70% (..), aprēķinātajai papildu izdevumu pārsnieguma summai nav kompensācijas rakstura (42. p.).

NB! Īpašs ierobežojums izdevumu atlīdzināšanai attiecas tikai uz darba braucienā nodarbinātajām personām un neattiecas uz komandējumā nosūtītajām! 

Svarīgi! 42. punkta pēdējie vārdi (nav kompensācijas rakstura) nenozīmē, ka pārsnieguma summa nav jāizmaksā darbiniekam, bet gan to, ka pārsnieguma summa ir darbaspēka nodokļu objekts!

Pārsnieguma summas noteikšana darba braucienā

Piemēram, darbinieka alga ir 620 eiro, piemaksa par virsstundām — 100 eiro, «dienas nauda» — 1500 eiro. Jānosaka, vai «dienas naudas» summa nepārsniedz 70% no attiecīgajā mēnesī aprēķinātās darba algas un «dienas naudas» kopsummas (noteikumu valodā: «dienas nauda» = papildu izdevumu summa).

Šajā gadījumā jārēķina 70% no (620 + 1500), kas ir 1484 eiro. Līdz ar to ir redzams, ka papildu nodokļi iekasējami no 16 eiro (1500 – 1484). 

Skaidrojums. Aprēķinā uzrādīta nevis darba samaksa (620 + 100), bet tikai alga (620), jo tieši tā ir minēts noteikumos. Ja vēlaties veikt drošu aprēķinu, iesakām vērsties kompetentajā institūcijā un saņemt tieši jums adresētu atbildi (kā būtu jāsaprot MK noteikumu 42. punkts, jo vienā senā VID uzziņā bija minēts piemērs, kurā bija piedāvāts aprēķinā ņemt vērā algu kopā ar piemaksu (algu kopā ar atvaļinājuma naudu), kam autore nevar piekrist — sk. 42. punkta tekstu). 

Pieņemsim, ka darbinieka nodokļa grāmatiņa iesniegta darbavietā, tam nav apgādājamo un viņa prognozētais neapliekamais minimums ir nulle (jo bijuši «lieli» iepriekšējo periodu apliekamie ieņēmumi vai pats atteicās no tā piemērošanas). «Dienas nauda» (1500 eiro) izmaksāta, pārējās summas aprēķins ir šāds: 

(620 + 100) – 77,28 [10,5% no (620 + 100 + 16)] – 20% no (720 + 16 – 77,28) = 720,00 – 77,28 – 131,74 = 510,98 eiro

Darba devēja VSAOI 23,59% no (620 + 100 + 16) ir 173,62 eiro.

Kā redzam, aprēķinātā darba samaksa atšķiras no summas, kas apliekama ar algas nodokli un VSAOI.

Var aprēķināt arī savādāk (vispirms kā parasti algu, bet pēcāk — precizēt nodokļus, ja konstatēts pārsniegums):

(620 + 100) – 75,60 (10,5% no 720) – 128,88 [20% (720 – 75,60)] = 515,52 eiro

16,00 – 1,68 (10,5% no 16,00) – 20% (16,00 – 1,68) = 16,00 – 1,68 – 2,86 = …

Šeit rezultāts nav vajadzīgs, jo mērķis ir tikai noteikt papildu nodokļus.

No darba samaksas aprēķinātā izmaksājamā summa tiek samazināta ar nodokļiem no pārsnieguma summas:

515,52 – 1,68 – 2,86 = 510,98 eiro

VSAOI — 77,28 eiro (75,60 + 1,68);
IIN — 131,74 eiro (128,88 + 2,86)

Darba devēja ziņojumā (par VSAOI, IIN un riska nodevu) norādāmā informācija skatāma tabulā.

Ja grāmatvedis darbinieka atskaiti pa darba braucienu ir saņēmis pēc tam, kad Valsts ieņēmumu dienestam jau ir iesniegts ziņojums par VSAOI un IIN, precizējums jāuzrāda nākamā mēneša ziņojumā (6. un 7. ailē). Izdevumi un nodokļi jāattiecina uz tiem mēnešiem, kad tie radās, nevis uz tiem, kad iesniegtas atskaites.

NB! Atceramies, ka gan komandētā persona, gan darba braucienā norīkotais darbinieks veic darbu (izpilda pienākumus) sava nosūtītāja labā! Un tā ir būtiska atšķirība no gadījumiem, kad darbinieki tiek nosūtīti strādāt ārvalstī saskaņā ar starptautisko līgumu un pakļauti cita (sveša) darba devēja vadībai un rīkojumiem (lasīt Darba likuma 14., 14.¹, 14.² pantu).

Raksta I daļu skatīt  žurnāla Bilance 2023. gada aprīļa (496) numurā.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada jūnija (498.) numurā.