Grāmatvedībā ikdienā izmanto rēķinus un pavadzīmes saimniecisko darījumu fiksēšanā un arī strīda gadījumā kā pierādījumu, ka darījums ir noticis.

Joprojām aktuāls ir jautājums par dokumentu parakstīšanu. Eksperti izsaka viedokļus, un ir vērts ar tiem iepazīties, jo katrs eksperts šo jautājumu analizē, akcentējot dažādas lietas. 

Šajā rakstā padalīšos ar savu redzējumu par dokumentu parakstīšanu, kas balstīts uz spēkā esošo normatīvo aktu prasībām. Manuprāt, katrā uzņēmumā vadītājam sadarbībā ar grāmatvedi ir jāpieņem individuāls lēmums par dokumentu parakstīšanu, autorizēšanu vai neparakstīšanu. Svarīgi ir atcerēties, ka dokumentu rada, lai nostiprinātu jebkuru notikumu un nodrošinātu darījuma juridisko spēku. 

Dokumenta juridiskais spēks nodrošina iespēju izmantot attiecīgo dokumentu tiesību īstenošanai vai likumisko interešu aizstāvībai. Dokuments, kuram nav juridiska spēka, citām organizācijām un fiziskajām personām nav saistošs, bet ir saistošs šā dokumenta autoram.

Likums "Par grāmatvedību" nosaka, ka grāmatvedības reģistros izdara ierakstus, kas pamatoti ar attaisnojuma dokumentiem. Šā likuma 7. pantā ir noteikti minimālie rekvizīti un informācija, kas jānorāda dokumentā par saimniecisko darījumu, lai to varētu uzskatīt par attaisnojuma dokumentu grāmatvedībā.

Likuma "Par grāmatvedību" 7. panta septītajā daļā ir noteikts, ka ir nepieciešams paraksts, izņemot šā likuma 7.¹ pantā minētos gadījumus, un astotajā daļā noteikts, ka atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem — arī citi tiesību aktos noteiktie obligātie dokumenta rekvizīti (piemēram, Pievienotās vērtības nodokļa likumā noteiktie rekvizīti nodokļu rēķinam).

Par parakstu

Ja attaisnojuma dokuments ir papīra formā, šai dokumentā rekvizīts "paraksts" noformējams, ievērojot Dokumentu juridiskā spēka likuma prasības.

Dokumentu juridiskā spēka likums nosaka — lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā jāiekļauj šādi rekvizīti: 

1. dokumenta autora nosaukums;
2. dokumenta datums;
3. paraksts (izņemot likumā paredzētos gadījumus).

Dokuments parakstāms pašrocīgi. Organizācijas dokumentu paraksta persona, kuras amats norādīts dokumentā. Personisks paraksts, kas uz papīra dokumenta atveidots ar tehniskiem līdzekļiem, nenodrošina dokumenta juridisko spēku (piemēram, zīmoga nospiedumā atveidots personas paraksts nav atļauts).

Ja attaisnojuma dokuments ir elektroniskajā formā, tad rekvizīts "paraksts" noformējams, ievērojot Elektronisko dokumentu likuma prasības.

Elektronisko dokumentu likums nosaka, ka prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir elektroniskais paraksts un elektroniskais dokuments atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām.

Elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts. Elektronisko dokumentu uzskata par pašrocīgi parakstītu arī tajos gadījumos, kad tam ir elektroniskais paraksts un puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu elektronisko parakstu.

Drošs elektroniskais paraksts — kvalificēts elektroniskais paraksts Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 23. jūlija regulas (ES) Nr. 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū un ar ko atceļ direktīvu 1999/93/EK (turpmāk — regula Nr. 910/2014/ES) 3. panta 12. punkta izpratnē.

Elektroniskais paraksts — elektroniskais paraksts regulas Nr. 910/2014/ES 3. panta 10. punkta izpratnē.

Atkāpe par parakstu, ko pieļauj likums "Par grāmatvedību"

Likums "Par grāmatvedību" nosaka, ka par iekšēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī iekšējs elektroniskais dokuments, kas nesatur rekvizītu "paraksts", ja to ir apliecinājusi (autorizējusi) par saimnieciskā darījuma veikšanu un iekšējā attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā. 

Tātad — jābūt izstrādātai iekšējai kārtībai un jādomā par IT datu drošību un apliecinājuma izsekojamību (personas vārds, uzvārds, amats, datums, pulksteņa laiks, kad veikta autorizācija, kontrolēta un pārraudzīta iespēja sekot līdzi autorizācijas izmaiņām u.tml.). Jānosaka:

• autorizācijas process, 
• kā var atcelt veikto autorizāciju, 
• kādos gadījumos un kādā veidā drīkst/nedrīkst veikt izmaiņas autorizētos dokumentos, 
• u.c. uzņēmumam svarīgas lietas.

Attiecībā uz ārēju attaisnojuma dokumentu (rēķins, pavadzīme, preču piegādes dokuments) — par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam — preces vai pakalpojuma saņēmējam — samaksāšanai, ja tas nesatur rekvizītu "paraksts", bet šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.

Piemēram, preču piegādes dokuments vai līgums par pakalpojumu u.tml.

Par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam — preces vai pakalpojuma saņēmējam — samaksāšanai un kas nesatur rekvizītu "paraksts", un nav iespējams izpildīt iepriekš minēto nosacījumu, ja šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Šajā gadījumā uzņēmumā ir izstrādāts iekšējs dokuments, kurā noteikts, kas un kādā kārtībā apstiprina dokumentā fiksēto darījumu un tā apmēru. Būtu svarīgi saprast, kā pakalpojuma sniedzējs vai preču saņēmējs gūs apstiprinājumu, ka pakalpojums ir sniegts vai prece piegādāta. Ja netiek saņemta atgriezeniskā saite no klienta par preces piegādi vai pakalpojuma saņemšanu, tad manā ieskatā šis nav drošs veids, kā nodrošināt dokumentam juridisko spēku, ko strīda gadījumā var aizstāvēt tiesā.

Dažkārt saskaros ar pretjautājumu — kāpēc Valsts ieņēmumu dienestam (turpmāk — VID) Elektroniskajā deklarēšanās sistēmā (turpmāk — EDS) iesniegtās deklarācijas nav jāparaksta ar drošu elektronisko parakstu?

Atbilde ir likumā "Par nodokļiem un nodevām", kurā likumdevējs noteicis, ka, ja nodokļu deklarācijas vai informatīvās deklarācijas ir iesniegtas, izmantojot VID EDS, šīm deklarācijām ir juridisks spēks arī tad, ja tās nesatur rekvizītu "paraksts". Tātad — cits ārējs juridiski korekti noformēts dokuments, kas skaidri pasaka, ka šādā gadījumā dokumentam ir juridisks spēks. Bija laiki, kad deklarācijas iesniedza papīra formā VID un šīs deklarācijas tika parakstītas pašrocīgi.

Rēķins, kurā ir iekļauts PVN, ir nodokļa rēķins

Likuma "Par grāmatvedību" astotajā daļā noteikts, ka atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem ir arī citi tiesību aktos noteiktie obligātie dokumenta rekvizīti. Tāpēc no likuma "Par grāmatvedību" pārejam pie Pievienotās vērtības nodokļa likuma (turpmāk — PVN likums) un Ministru kabineta 03.01.2013. noteikumiem Nr. 17 "Pievienotās vērtības nodokļa likuma normu piemērošanas kārtība un atsevišķas prasības pievienotās vērtības nodokļa maksāšanai un administrēšanai" (turpmāk — MK noteikumi Nr. 17).

Par nodokļa rēķinu uzskata dokumentu papīra vai elektroniskā formā, kurā norādīti PVN likuma 125. pantā noteiktie rekvizīti un informācija. Un šis likums pieļauj arī atkāpes atsevišķos gadījumos neievērot 125. pantā noteikto, piemēram, var sagatavot vienkāršoto nodokļa rēķinu par darījumu iekšzemē, kura vērtība bez PVN ir mazāka par 150 eiro. 

Par nodokļa rēķinu elektroniskā formā uzskata nodokļa rēķinu, kas ir izsniegts un saņemts jebkādā elektroniskā veidā.

Reģistrēts nodokļa maksātājs izraksta nodokļa rēķinu vai nodrošina, ka trešā persona viņa vārdā vai preču vai pakalpojumu saņēmējs izraksta nodokļa rēķinu par:

• jebkurām veiktajām preču piegādēm un sniegtajiem pakalpojumiem;
• avansa maksājumu, ko tas saņēmis pirms veiktās preču piegādes vai pakalpojumu sniegšanas, izņemot saņemto avansa maksājumu par preču piegādi Eiropas Savienības teritorijā.

Nodokļa rēķina nosūtīšana elektroniski:

• Reģistrēts nodokļa maksātājs nodokļa rēķinu elektroniskā formā ir tiesīgs izrakstīt (noformēt) un izsniegt tikai tad, ja šā nodokļa rēķina saņēmējs atzīst šādu nodokļa rēķina formu. 

Tātad — jābūt ārējam dokumentam, kurā ir vienošanās, ka rēķins tiks sagatavots elektroniskā formā.

• Elektroniska nodokļa rēķina elektroniskās formas autentiskumu (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājumu) un nemainīgu saturu var nodrošināt, ja nodokļa rēķinam ir drošs elektroniskais paraksts Elektronisko dokumentu likuma izpratnē vai ja nodokļa rēķins ir nosūtīts, izmantojot elektronisko datu apmaiņu vai citu veidu, ko izvēlējies pats nodokļa maksātājs atbilstoši šā PVN likuma 125. panta ceturtās daļas nosacījumiem.

Nodokļa maksātājam ir pienākums nodrošināt nodokļa rēķina izcelsmes autentiskumu (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājumu), nemainīgu saturu un salasāmību no nodokļa rēķina izrakstīšanas brīža līdz glabāšanas termiņa beigām.

Veidu, kādā tiek nodrošināts nodokļa rēķina izcelsmes autentiskums (nodokļa rēķina izsniedzēja identitātes apliecinājums), nemainīgs saturs un salasāmība, nosaka pats nodokļa maksātājs, garantējot darījumu izsekojamību, saistot savā starpā nodokļa rēķinu un veikto darījumu.

Nodokļu rēķinu glabāšana:

• Nodokļa maksātājs nodrošina, kā tiek glabāti izrakstītie un saņemtie rēķini.
• Elektroniskā formā saņemto nodokļa rēķinu glabāšana ir datu glabāšana, kas veikta, izmantojot elektroniskas datu apstrādes (tostarp digitālās saspiešanas) un glabāšanas ierīces, kā arī izmantojot vadus, radio, optiskos līdzekļus vai citus elektromagnētiskos līdzekļus.
• Nodokļa maksātājs ir tiesīgs papīra formā izrakstīto un saņemto nodokļa rēķinu pārvērst un glabāt elektroniskā formā atbilstoši grāmatvedību regulējošu normatīvo aktu prasībām — likums "Par grāmatvedību", Ministru kabineta 21.10.2003. noteikumi Nr. 585 "Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju" (turpmāk — MK noteikumi Nr. 585).
• Nodokļa maksātājam ir pienākums visus izrakstītos un saņemtos nodokļa rēķinus glabāt iekšzemē, izņemot gadījumus, kad nodokļa rēķinu glabāšana notiek elektroniski un ir nodrošināta pilnīga tiešsaistes piekļuve attiecīgajiem datiem.
• Minimālais nodokļu rēķinu glabāšanas laiks ir 5 gadi vispārējā gadījumā, ja nav izmantoti īpaši nosacījumi priekšnodokļa atskaitīšanai vai kāds īpašs režīms.

Preču piegādes dokuments

MK noteikumos Nr. 585 ir atsevišķas divas nodaļas, kas nosaka darbības attiecībā uz preču dokumentiem: "Prasības attiecībā uz preču piegādes dokumentu" un "Prasības preču piegādes dokumentu vai pārvadājumu dokumentu reģistrēšanai".

Lai noteiktu preču izcelsmi un piederību preču saņemšanas un izsniegšanas vietās, izmanto preču piegādes dokumentu. Preču piegādes dokuments apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu, un tajā ir ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija:

1. preču nosūtītāja (izsniedzēja) nosaukums (firma), reģistrācijas numurs (Uzņēmumu reģistrā vai Valsts ieņēmumu dienestā), bet, ja preču nosūtītājs (izsniedzējs) ir fiziska persona, — vārds, uzvārds un personas kods (ja personai tāds ir piešķirts);
2. preču izsniegšanas vietas adrese;
3. dokumenta veida nosaukums;
4. dokumenta reģistrācijas datums;
5. dokumenta reģistrācijas numurs;
6. preču saņēmēja nosaukums (firma), reģistrācijas numurs (Uzņēmumu reģistrā vai Valsts ieņēmumu dienestā), bet, ja preču saņēmējs ir fiziska persona, — vārds, uzvārds un personas kods (ja personai tāds ir piešķirts), preču saņemšanas vietas adrese;
7. preču nosaukums, mērvienība un daudzums;
8. attiecīgā saimnieciskā darījuma vai darbības apraksts (piemēram, preču piegāde (pārdošana) citam uzņēmumam, pārvietošana starp uzņēmuma struktūrvienībām);
9. atsauce uz citu dokumentu (ja tāds ir), kurā atrodama informācija, kas nepieciešama saimnieciskā darījuma novērtēšanai naudas izteiksmē (piemēram, attiecīgs līgums);
10. paraksts.

Preču piegādes dokumentu paraksta:

• preču izsniegšanas vietā — preču nosūtītājs (izsniedzējs);
• preču saņemšanas vietā — preču saņēmējs.

Preču piegādes dokumentu var neparakstīt, ja  tas sagatavots elektroniski un darījuma puses (preču nosūtītājs un preču saņēmējs) to apliecinājušas (autorizējušas) kārtībā, kāda noteikta preču nosūtītāja un preču saņēmēja noslēgtajā līgumā par elektronisko datu apmaiņu un tās formātu. Tātad — ir ārējs, juridiski korekti noformēts dokuments, kurā tā ir atrunāta. 

Par preču piegādes dokumentu var izmantot arī šādu dokumentu, ja tas satur preču piegādes dokumentam nepieciešamos rekvizītus un informāciju:

• dokumentu, kas sagatavots saskaņā ar attiecīgo preču apriti vai tirdzniecību reglamentējošo normatīvo aktu prasībām (piemēram, pārtikas apriti regulējošajos normatīvajos aktos noteiktu pavaddokumentu pienam vai olu piegādei mazumtirdzniecībā);
• dokumentu, kas sagatavots attiecībā uz precēm saskaņā ar attaisnojuma dokumentam noteiktajām prasībām (nodokļa rēķins — pavadzīme).

Preču dokumentu var nesagatavot, ja:

• samaksu apliecina kases čeks;
• preču pārvietošana (kravas transportēšana) starptautiskajos vai iekšzemes darījumos notiek, pamatojoties uz starptautiskajiem vai iekšzemes pārvadājumu dokumentiem, kuri noformēti atbilstoši attiecīgajiem likumiem vai konvencijām (turpmāk — pārvadājumu dokuments).

Manā ieskatā preču piegādes dokuments labi noder, ja savu preču piegādei klientiem izmantojam starpnieku pakalpojumus, piemēram, transporta kompānijas, un nevēlamies trešajai pusei atklāt cenas, par kādām realizējam preces. 

Šādā gadījumā noslēdz līgumu ar preču saņēmēju, kurā atrunāts, ka, ja preces ir piegādātas saskaņā ar preču piegādes dokumentu, ko abas puses ir parakstījušas (vai autorizējušas līgumā noteiktajā kārtībā), tad uz tā pamata elektroniski tiek sagatavots nodokļa rēķins, kas tiek nosūtīts uz pircēja norādīto elektronisko adresi. Pie precēm noteikti ir jābūt skaidram apliecinājumam jeb pierādījumam, ka viena puse preces ir nodevusi un otra puse preces ir pieņēmusi.

MK noteikumi Nr. 585 nosaka, ka preču piegādes dokumentu, kurā nav iekļauta preču vienības cena un saimnieciskā darījuma novērtējums naudas izteiksmē, nevar izmantot par attaisnojuma dokumentu. Lai saimniecisko darījumu iegrāmatotu grāmatvedības reģistros, papildus šādam preču piegādes dokumentam nepieciešams preču nosūtītāja (izsniedzēja) sagatavots attaisnojuma dokuments. Attaisnojuma dokumentā norāda attiecīgā preču piegādes dokumenta reģistrācijas numuru un datumu vai, ja preču piegāde veikta starp uzņēmuma struktūrvienībām vai personām, kas atbild par konkrētu preču saglabāšanu, — citas ziņas, kas nepārprotami ļauj identificēt konkrēto preču piegādi.

Preču pavadzīme — rēķins ir ikdienā bieži lietots dokuments, kas ietver gan preču piegādes dokumentam, gan nodokļu rēķinam nepieciešamo informāciju. 

Uzņēmums, kas preču piegādes veic nepārtraukti ilgstošā laikposmā, ja citos normatīvos aktos nav noteikts citādi, pamatojoties uz preču piegādes dokumentiem par laikposmu, kas nav ilgāks par kalendāra mēnesi, var sagatavot vienu attaisnojuma dokumentu. Šo normu atbalsta arī PVN likums — reģistrēts nodokļa maksātājs par kalendāra mēneša ietvaros veiktajām vairākām atsevišķām preču piegādēm vai sniegtajiem pakalpojumiem var izrakstīt pārskata nodokļa rēķinu, kurā ir norādīta PVN likumā prasītā informācija. 

Autora ieskatā šis ir īstenojams tajā gadījumā, ja preces tālāk netiek realizētas. Piemēram, materiālu piegāde būvniecības objektam, kancelejas preču piegāde birojam u.tml., un attiecināms uz piegādēm iekšzemē (Latvijā).

Ieteiktu iepazīties ar MK noteikumu Nr. 17 devītajā nodaļā "Nodokļa rēķina izrakstīšanas kārtība" noteikto — vai nav kādu īpašu nosacījumu attiecīgajai nozarei.

Preču piegādes dokuments arī ir attaisnojuma dokuments, un ir jāveido šādu dokumentu reģistrs, kurā hronoloģiskā secībā reģistrē attiecīgi uzņēmuma izdoto vai saņemto preču piegādes dokumentus (var iekļaut šos datus arī citā reģistrā). Ja reģistru kārto un glabā tikai elektroniski, jānodrošina šā reģistra attēlošana datora ekrānā lasāmā veidā un, ja nepieciešams (piemēram, pēc kontrolējošo institūciju pieprasījuma), arī iespēja veidot un izsniegt tā atvasinājumus papīra formā.

Kopsavilkums

Drīkst būt dokuments bez paraksta, bet tad, ja abas puses par to ir noteikti vienojušās kādā dokumentā, kas ir noformēts saskaņā ar Dokumentu juridiskā spēka likumu. Esmu par to, lai būtu mazāk papīra dokumentu un vairāk to elektroniski un lai uzņēmumam būtu korekti noformēti dokumenti, kurus var izmantot savu tiesību īstenošanai. Piemēram, gadījumā, kad klients noliedz, ka preci saņēmis vai ilgu laiku nemaksā par sniegto pakalpojumu. Līgumos par elektroniskajiem rēķiniem ieteiktu atrunāt, uz kādām elektroniskajām adresēm tos sūtīsiet — adrese, kurā otra puses apņemas tos saņemt, un korekti uz to adresi arī nosūtīt. Pareizi noformēti dokumenti palīdz risināt strīdus un ātrāk rast risinājumus.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2021. gada septembra (477.) numurā.