Jautājums: Vai Datu aizsardzības regula ievieš izmaiņas attaisnojuma dokumentu noformēšanā?

Atbildi sniedz Valsts ieņēmumu dienesta Nodokļu pārvaldes Nodokļu un nodevu grāmatvedības metodikas daļas Metodikas nodaļas vadītāja Dina Kucina:

Grāmatvedības attaisnojuma dokumentu noformēšanas kārtība noteikta likumā “Par grāmatvedību”. Attaisnojuma dokumentu rekvizīti noteikti likuma 7.panta pirmajā daļā.

Ja  fiziska persona ir attaisnojuma dokumenta autors vai saimnieciskā darījuma dalībnieks, tad attaisnojuma dokumentā (arī aktā par preces atgriešanu, ja pamatojoties uz to tiek veikti ieraksti grāmatvedības reģistros) jānorāda  fiziskas personas vārds un uzvārds, personas kods (ja personai tāds piešķirts), personas norādītā adrese vai, ja tāda nav norādīta, deklarētās dzīvesvietas adrese.

Tā kā likums “Par grāmatvedību” reglamentē grāmatvedības kārtošanu uzņēmumā, savukārt datu aizsardzību reglamentējošie normatīvie akti, tajā skaitā Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa regula (ES) 2016/679, kas stājās spēkā  š.g. 25.maijā - fizisku personu datu aizsardzību, tad attiecībā uz attaisnojuma dokumentu noformēšanu regula izmaiņas neieviesīs. Tātad joprojām attaisnojuma dokumentā jānorāda visi likumā “Par grāmatvedību” noteiktie rekvizīti, tajā skaitā arī informācija par fizisko personu.

Taču ir jāievēro - datu regulā norādīts, ka uzņēmums, kurš izraksta attaisnojuma dokumentu, veic datu apstrādi sava uzņēmuma vajadzībām. Šī datu apstrāde ir likumīga, jo tā ir nepieciešama, lai izpildītu uz datu pārzini (šo uzņēmumu) attiecināmu juridisku pienākumu (šajā gadījumā - darījuma pierādīšanu). Taču jāatceras, ka uz šo datu apstrādi attiecas visas regulā minētās prasības - piemēram, spēja pamatot fiziskajai personai, kā un kāpēc datu apstrāde tiek veikta, datu uzglabāšanas drošība u.c. normas.