Par šo tēmu ir runāts daudz, bet joprojām ir jautājumi un neskaidrības. No 2018. gada sākuma, kad tika pieņemtas jaunās normas, esam iemācījušies grāmatvedībā uzskaitīt atsevišķi izdevumus, kuri ietekmē vai var ietekmēt uzņēmumu ienākuma nodokli (UIN). Pie tiem pieder arī reprezentācijas izdevumi un personāla ilgtspējas izdevumi. Reprezentācija nebija nekas jauns arī iepriekš, taču personāla ilgtspēja gan ir jaunievedums likumā. Katra jauna lieta nes līdzi simtiem dažādu viedokļu un skaidrojumu. Diemžēl Latvijas likumdošana ir tendēta uz vispārīgām frāzēm, kuras pēc tam katrs interpretē pēc sava prāta un vajadzības, tai skaitā valsts kontrolējošās iestādes. Protams, arī es sniegšu savu viedokli.

Reprezentācijas izdevumi

Reprezentācijas izdevumiem regulējums nav mainījies, pēc UIN likuma 8. panta normām tie ir izdevumi:

Citu sīkāku skaidrojumu likumā nav. Man vienmēr ir "patikusi" atsauce uz sabiedrībā pieņemtajiem standartiem, jo vēl nekur šādus standartus neesmu redzējusi un lasījusi! Kur lai uzzina, kādi ir šie standarti? Ko piemērot? Tas nu katram uzņēmumam jānosaka pašam — kādi, viņuprāt, ir šie sabiedrībā pieņemtie standarti, kuri uzturēs un veidos uzņēmuma prestižu…

Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr. 677, kuri skaidro UIN likuma normas, reprezentācijas izdevumi nav detalizēti atrunāti, bet ir skaidroti gadījumi, kad reprezentācijas izdevumus var pārklasificēt par reklāmas izdevumiem. 

Piemēram, esat iegādājušies reprezentācijas priekšmetus — lietussargus ar savu logo. Viena daļa šo lietussargu esat izmantojuši kā reprezentācijas dāvanas dažādos savos pasākumos. Mārketinga nodaļa rudenī, kad ir lietus sezona, nolemj pāri palikušos lietussargus izmantot reklāmas kampaņā kā dāvanu pie uzņēmuma tirgotās preces. Šajā gadījumā jāievēro UIN likuma nosacījumi, ka likuma 8. pants (nesaistītie ar saimniecisko darbību izdevumi) neattieksies uz:

Tātad, lai reprezentācijas izdevumus klasificētu par reklāmas izdevumiem (kuri 100% tiek uzskatīti par saimnieciskās darbības izdevumiem), jāievēro nosacījums par vērtību. Ja apjomi ir ievērojami, tad, protams, ir būtiski reprezentāciju "pārvērst" reklāmas izdevumos, jo gan PVN, gan UIN normas ir labvēlīgākas uzņēmuma maciņam. 

Reizēm uzņēmuma grāmatvežiem ir grūti novērtēt, kurā brīdī ir reprezentācija, kurā brīdī tā kļūst par reklāmu, jo pēc būtības abos gadījumos kaut ko reklamē. Es vienmēr saku pavisam vienkārši — viss atkarīgs no tā, ko reklamē! Ja reklamē uzņēmumu pašu vai uzņēmuma īpašniekus, kā es saku, spodrina sev spalviņas, tad tā ir reprezentācija. Ja tiek reklamēts pakalpojums vai produkts, tad tā ir reklāma. Manuprāt, ļoti vienkāršs veids, kā nespeciālistam mārketinga jomā klasificēt izdevumus pēc darījuma ekonomiskās būtības. 

Pie reprezentācijas izdevumu uzskaites būtiski ir uzņēmuma iekšējie dokumenti. Pirmkārt, ir jābūt dokumentam, kas pamatos uzņēmuma izdevumus, un tā ir grāmatvedības politika/metodika (GrP). Ir iespējams arī sagatavot atsevišķu dokumentu tieši reprezentācijas izdevumiem, bet biežāk to iekļauj GrP sastāvā. Ko rakstīt šajā dokumentā, jo nav taču iespējams uzskaitīt visu, kas vēl tikai būs? Jāuzskaita izdevumi pēc būtības, piemēram:

• paredzēsiet reprezentācijas dāvanas klientiem un sadarbības partneriem;
• paredzēsiet izdevumus reprezentatīvām maltītēm ar klientiem/partneriem;
• būs noteikti ikmēneša izdevumi kafijai, tējai, uzkodām, organizējot tikšanās sava uzņēmuma telpās;
• paredzēsiet dažādus reprezentatīvus pasākumus, piemēram, konferences;
• paredzēsiet reprezentatīva rakstura publikācijas utt.

Protams, nav iespējams paredzēt šos izdevumus precīzi — kādus un kādās summās tos iecerēs uzņēmuma vadība. Tāpēc jāparedz tie vispārējā kārtībā, un ikdienā tie tiks noteikti jau konkrēti, sagatavojot rīkojumus, kā arī pēc izlietojuma sagatavojot izdevumus pamatojošus dokumentus (līgumi, rēķini, akti utt.).

Kā un kad reprezentācijas izdevumus norādīt UIN deklarācijā? No 2018. gada UIN likuma normām izriet, ka reprezentācijas izdevumi tiks uzskatīti par saimnieciskās darbības izdevumiem, ja to kopsumma, sākot no pārskata gada sākuma, nepārsniegs 5% no bruto darba samaksas iepriekšējā pārskata periodā (būtiska nianse — par darba samaksu ir veiktas valsts sociālās apdrošināšanas iemaksas). Bet jāņem vērā, ka šajos 5% nav tikai reprezentācija, bet arī personāla ilgtspējas izdevumi. Tas nozīmē, ka grāmatvedim ir jāseko līdzi, lai šie kopējie izdevumi nepārsniegtu noteikto robežu, jo UIN maksāšanas pienākums iestājas, sākot ar pirmo centu, kas pārsniedz minēto summu. 

Piemēram, 5 procenti no iepriekšējā taksācijas perioda bruto darba samaksas ir 5800,00 eiro. Taksācijas periods ir kalendāra gads. Janvārī sastādīts akts par reprezentācijas izdevumiem par 146,00 eiro. Februārī — par 390,00 eiro. Uzņēmums martā rīko reprezentatīvu pasākumu, kura kopējie izdevumi pēc akta ir 4200,00 eiro. Aprīlī sastādīts akts par 280,00 eiro. Maijā — par 620,00 eiro. Jūnijā iztērēts gan dāvanām klientiem un sadarbības partneriem, gan iekšējiem izdevumiem, kopējā summa ir 2100,00 eiro utt. Skatoties no gada sākuma un pieņemot, ka personāla ilgtspējas izdevumu nav bijis, pirmais mēnesis, kad reprezentācijas izdevumi pārsniedz 5 procentu robežu, ir jūnijs. Pārsnieguma summa ir 1936,00 eiro.

5800 – 146 – 390 – 4200 – 280 – 620 – 2100 = –1936,00 eiro

Pārsnieguma summa tiek likta UIN deklarācijas par jūniju 6.1. rindā. Aprēķinātais nodoklis ir:

1936,00 / 0,8 x 0,2 = 484,00 eiro

Piemērā nav informācijas par PVN. Vēlos atgādināt, ka PVN uzskaites principi nav mainījušies. Saglabājas proporcija 40/60 — 40% priekšnodoklis ir piemērojams, 60% no nodokļa summas tiek likti klāt reprezentācijas izdevumiem. Tas nozīmē, ka iepriekš minētie izdevumi ir uzrādīti kopā ar PVN neatskaitāmo daļu.

Piemēram, saņemts rēķins par reprezentācijas priekšmetu iegādi — 200,00 + 21 % PVN. 

PVN summa = 42,00; 40% — 16,80 priekšnodoklis, 60% — 25,20. 

Kopējie reprezentācijas izdevumi ir 200,00 + 25,20 = 225,20 eiro

Personāla ilgtspējas pasākumu izdevumi 

Personāla ilgtspējas pasākumu izdevumi pēc UIN likuma 8. panta 4. daļas normām ir:

Komentējot likumā noteikto, gribētos teikt, ka arī šeit ir daudz neskaidrību un nepaskaidrotu lietu. MK noteikumos Nr. 677 skaidrojumu ir tieši tik daudz:

Pirms kāda laika Valsts ieņēmumu dienesta mājaslapā bija diezgan plaši skaidrots, kas ir un kas noteikti nav personāla ilgtspējas izdevumi. Tagad visi skaidrojumi ir pazuduši, un paldies par to! Manuprāt, šie skaidrojumi bija neprecīzi un ļoti subjektīvi. 

Kā redzams UIN likuma normās, divi punkti no sākotnējās redakcijas ir dzēsti. No 2020. gada 12. februāra (pieņemts 30.01.2020.) vairs pie šāda veida izdevumiem nepieskaita izdevumus darbinieku nogādāšanai no mājām uz darbu un atpakaļ. Kā zināms, UIN likumā pie saimnieciskās darbības izdevumiem jau ir līdzīga veida izdevumi, bet ir konkrēti noteikts, ka tie ir saistīti ar saimniecisko darbību tad, ja nokļūšana uz darbu un atpakaļ ir apgrūtināta ar sabiedrisko transportu. Vispārējā kārtībā tie kļūst par personīgo labumu. Vienīgais "glābiņš" te varētu būt koplīgums.

Otrs izslēgtais punkts attiecas uz bēru pabalstiem. Kad šo punktu ieviesa, es priecājos par likuma sniegto iespēju, jo šajā gadījumā netika noteikti kādi ierobežojumi vai speciāli kritēriji. Piemēram, netika noteikts, ka jābūt obligāti tuvam radiniekam Civillikuma izpratnē. Tātad norma būtu pielietojuma situācijā, kad likuma izpratnē laulība nepastāv, bet pāris dzīvo kopā ilgus gadus, un to uzskata par ģimeni! Protams, ilgi tas netika atstāts bez ierobežojumiem. Manuprāt, visnesaprotamākais bija skaidrojums, ka ierobežojums būs 250,00 eiro (kuri noteikti IIN likumā), bet UIN likuma ietvaros šajos 250,00 eiro būs iekļauti arī paša uzņēmuma izdevumi, piemēram, līdzjūtības publicēšanai, vainagu/ziedu iegādei utt. Otrs, kas mulsināja šajā normā, ir tas, ka bēru pabalsts tika noteikts kā personāla ilgtspējas un motivēšanas izdevums… Komentāri ir bijuši dažādās konferencēs, semināros un arī pēdējā publicētajā prezentācijā, ko šā gada 17. janvārī sagatavojuši VID darbinieki (atrodama www.vid.gov.lv). Un tur minēts, ka joprojām par personāla ilgtspējas pasākumu izdevumiem uzskata:

Atgādinu, ka šā gada 30. janvārī tika pieņemti grozījumi (kuri 17. janvārī jau bija zināmi), kuros šī norma ir citā redakcijā un citā likuma punktā. 

Kā jau minēju, likuma 8. pantā tālāk, 5. punkta (saistīti ar saimniecisko darbību izdevumi) 7. apakšpunktā šī norma ir jaunā versijā:

Diemžēl skaidrojumus neatradīsiet ne anotācijā, ne kādā citā normatīvajā dokumentā, ne metodiskajos materiālos. 

Bieži ir jautājums, no kurienes uzradušies šie 250 eiro. Tā ir IIN likuma norma (9. pants (neapliekamie ienākumi) 1. punkts, 14. apakšpunkts). Pārējie skaidrojumi ir interpretācijas!

Personāla ilgtspējas izdevumi pēc savas ekonomiskās būtības ir nesaistīti ar saimniecisko darbību. Tāpēc PVN priekšnodokļa atskaitīšanas tiesības šajā gadījumā nepastāv. Visi izdevumi, ieskaitot PVN, ir uzskaitāmi grāmatvedības uzskaites kontā Personāla ilgtspējas izdevumi. 

Kad šie izdevumi jānorāda UIN deklarācijā? Līdzīgi kā reprezentācijas izdevumiem jāseko līdzi un brīdī, kad tiek pārsniegts ierobežojums, jānorāda UIN deklarācijas 6.1. rindā un jāaprēķina nodoklis.

Piemēram, uzņēmums veic atsevišķu uzskaiti reprezentācijas (RI) un personāla ilgtspējas izdevumiem (PII). Gada sākumā ir noteikta 5% norma šo izdevumu uzskatīšanai par saimnieciskās darbības izdevumiem, un tā ir 6300,00 eiro.

Uzņēmuma grāmatvedībā norādītie izdevumi:

Minētajā piemērā 5% robeža ir sasniegta jūnijā. Jūnija deklarāciju aizpildot, šī summa (3116 eiro) tiks norādīta 6.1. rindiņā. Turpmākajos mēnešos visas summas būs UIN objekts! 

Manuprāt, ļoti negodīga norma ir koplīguma īpašā loma šo izdevumu uzskaitē. Ja uzņēmums neatbilst koplīguma slēgšanas kritērijam — vismaz 6 darbinieki —, tad automātiski likuma sniegtie labumi ir liegti. Latvijā ir ļoti daudz uzņēmumu, kuriem nav minēto 6 darbinieku! Vai tad, ja man ir trīs vai pieci darbinieki, viņi ir citādāki nekā tad, ja būtu seši? Šajās situācijās uzņēmumiem jāpieslēdz iztēle, kā noformēt izdevumus, kuriem tiek piemērota koplīguma īpašā norma, lai tie atbilstu personāla ilgtspējas pasākumu izdevumiem, jo darbinieki nav vainīgi pie šīs situācijas. Viens no šādiem izdevumiem ir plaši apspriestie ikdienas izdevumi kafijai, tējai, saldumiem, augļiem u.c. Jo ir diezgan komiski, ka spītīgi turamies pie skaidrojuma, ka tad, ja ir koplīgums, darbiniekiem drīkst ikdienā apmaksāt izdevumus ikrīta kafijai, bet, ja nav koplīguma, tad nedrīkst!

Valsts ieņēmumu dienesta mājaslapā ir pieejamas arī vairākas uzziņas par šo tēmu. Iesaku iepazīties. Bet vienmēr jāatceras, ka katram uzņēmumam konkrētā situācija ir cita un nav vienota standartsituāciju skaidrojuma! 

Apkopojums

Apkopojot būtisko:

1. pareizi jānosaka, kuri ir reprezentācijas, kuri reklāmas, kuri nesaistīti ar saimniecisko darbību izdevumi, lai korekti uzskaitītu PVN priekšnodokli un pareizi noteiktu ar UIN apliekamo bāzi; 
2. visi šie izdevumi jāuzskaita atsevišķi;
3. jāievēro un jākontrolē 5% norma no bruto darba samaksas — pašu pienākums;
4. jāizvērtē koplīguma nepieciešamība (ja tāda uzņēmumā nav), ja uzņēmums atbilst likumdošanā noteiktajiem kritērijiem;
5. lai pamatotu izdevumu nepieciešamību, uzņēmumā jābūt izstrādātai grāmatvedības politikai. Reprezentācijas un personāla ilgtspējas pasākumu izdevumiem jābūt pamatotiem ar attaisnojošiem dokumentiem — vispirms rīkojumi, pēc tam rēķini, pavadzīmes, līgumi, akti un tamlīdzīgi dokumenti.

Lai mums garda ikrīta kafija skaistā uzņēmuma krūzītē, laimīgi darbinieki un apmierināti darba devēji!

Publicēts žurnāla “Bilance” 2020. gada jūlija (463.) numurā