Cik daudz drīkst apēst, nemaksājot papildu nodokļus?

Likuma «Par iedzīvotāju ienākuma nodokli» 8. panta 15. daļā jau vairākus gadus iekļauta norma, kas ļauj nepiemērot ienākuma nodokli tai darba samaksas daļai, kuru veido darba devēja apmaksātie darbinieku ēdināšanas vai ārstniecības izdevumi (kādreiz — tikai ēdināšanas izdevumi). Kopsummā šie izdevumi gada laikā nedrīkst pārsniegt 480 eiro, tātad pārsnieguma summai (darbinieka gūtais labums) tiks piemēroti abi darbaspēka nodokļi. 

Minētai kārtībai jābūt iekļautai darba koplīgumā, kā arī jāievēro vairāki nosacījumi.

Pirmkārt, šo atbrīvojumu nedrīkst piemērot uzņēmums, kas nav «nostrādājis» vismaz vienu pilnu kalendāra gadu pirms taksācijas gada, kurā šī norma piemērota attiecībā uz darbiniekiem. Vienlaikus darba devēja apmaksātie visu darbinieku ēdināšanas un ārstniecības izdevumi nepārsniedz 5% no kopējā bruto algu fonda. Otrkārt, uzņēmumā jābūt nodarbinātiem vismaz sešiem darbiniekiem. Treškārt, darba devējam pirmstaksācijas gada 15. decembrī nav nodokļu parādu, kas pārsniedz 150 eiro un, protams, darba devējs nav pārkāpis darbinieku nodarbinātības noteikumu prasības, viņam nav pasludināts maksātnespējas process un nav apturēta saimnieciskā darbība (sk. IIN likuma 8. panta 15. daļu).

Kā organizēt izdevumu uzskaiti

Tā kā darbinieki ir fiziskās personas, turklāt tie saņem arī darba samaksu, darba devējam jānodrošina ne vien darba samaksas un papildu izdevumu (par darbinieku ēdināšanu un ārstniecību) uzskaite, bet arī jāparedz pārskatu noformēšana: ikmēneša ziņojumu un paziņojumu, gadam beidzoties, un dažreiz gada laikā (piemēram, ja ar darbinieku izbeigtas darba attiecības gada vidū vai uzņēmums pārkāpis likumā noteiktas prasības).

Tādēļ vispirms jāizstrādā kārtība, kā darbinieki iesniegs grāmatvedībā izdevumu «pierādījumus». Vai uzņēmums slēgs līgumu ar tuvējo kafejnīcu par ēdināšanu (un apēstās maltītes summas samazināšanu par xx eiro, ko segs uzņēmums), vai tiks izsniegti personificējami kuponi par noteikto summu, bet pārējo darbinieki maksās paši, vai maltītes tiks piegādātas darba vietās (piemēram, katras nedēļas trešdienā). To izlemt ir darba devēja ziņā. 

Tā kā grāmatvežiem nav piedāvāta oficiāla metodika iepriekš minēto izdevumu uzskaitei, uzņēmumam patstāvīgi jāizstrādā kārtība, kas ļautu nekļūdīgi veikt nepieciešamās darbības.

Nosacīts piemērs

Pieņemsim, ka uzņēmums ir ievērojis IIN likuma prasības attiecībā uz iepriekšējo gadu, un taksācijas gada laikā neko nav pārkāpis. 

Par darbinieku ēdināšanu 2023. gadā samaksāts 14 185 eiro (un tas ir mazāk nekā 5% no bruto algas fonda). No tās summas tikai 7380 eiro ir ar nodokli neapliekami (ne vairāk kā 480 eiro gada laikā uz konkrētu darbinieku).

Pārsnieguma summa 6805 eiro (14 185 – 7380) ir uzskatāma par darbinieku gūto labumu, un tai tiek piemēroti darbaspēka nodokļi (VSAOI un IIN), veicot darba samaksas aprēķinu, skaitot izdevumu pārsnieguma summu katram darbiniekam kopā ar decembra algu. Tiek pieņemts, ka vienlaikus ir izpildītas IIN likuma 8. panta 15. daļas prasības. Ja darba devējs IIN likumā minētās prasības nav izpildījis, tad visa darbinieku ēdināšanai/ārstniecībai novirzītā summa var tikt uzskatīta par nesaistītu ar saimniecisko darbību ar attiecīgajām nodokļa (UIN) sekām (8. panta 17. daļa). Tādējādi ir iespējama situācija, kad uzņēmums dažus mēnešus likuma noteikumus ievēro, bet pēcāk — pārkāpj. Šādā gadījumā par neapliekamajiem ēdināšanas/ārstniecības izdevumiem drīkst atzīt tikai daļu no 480 eiro (proporcionāli mēnešu skaitam, kad noteikumi bija ievēroti). Faktiski tie ir ≈ 40 eiro mēnesī vienai personai.

Citos gadījumos orientācija uz 40 eiro nav saistoša, jo likums nosaka ierobežojumu veselam gadam.

Analizēsim triju darbinieku ēdināšanas/ārstniecības izdevumu iespējamās situācijas. Pieņemsim, ka šiem darbiniekiem (Jānis, Pēteris un Marija) mēneša alga ir 2000 eiro, iesniegta algas nodokļu grāmatiņa, neapliekamais minimums netiek piemērots, apgādājamo nav, VSAOI likme — 34,09%. Pārējiem darbiniekiem var būt analoģiska situācija. 

Ik mēnesi gada laikā (izņemot decembri) darba devējs iesniedz Valsts ieņēmumu dienestam (VID) ziņojumu par katru darbinieku ar šādu informāciju: alga — 2000 eiro, VSAOI — 681,80 eiro (210,00 + 471,80), IIN — 367,99 eiro.

Kā uzskaitīt ēdināšanas izdevumus?

Paredzot koplīgumā darbinieku ēdināšanas/ārstniecības izdevumus, uzņēmumam jāizstrādā uzskaites metodika, uz kuras pamata būtu iespējams uzrādīt «trešajai kvalificētajai personai» šo izdevumu summas attiecināšanu uz konkrētu darbinieku, pārsnieguma summas (virs 480 eiro) konstatēšanu, darba devēja mēneša ziņojuma aizpildīšanu (īpaši par decembri vai pārtraucot darba attiecības), kā arī paziņojuma par fiziskajai personai izmaksātās summas (un nodokļiem) aizpildīšanu par taksācijas gadu (sk. 1. tabulu).

1. tabula Darbinieku ēdināšanas un ārstniecības izdevumu uzskaite 2023. gadā

Pārējiem darbiniekiem veidosies analoģiskas trīs situācijas (būs vai nebūs pārsniegums). 

Par Jāni darba devēja ziņojumā par decembri tiks sniegta šāda informācija (sk. 2. tabulu).

2. tabula

Kā iegrāmatot?

Par decembri darba samaksa būtu grāmatojama šādi:

D 7210 K 5610 — 2120 eiro (2000 + 120) alga un pārsnieguma summa

D 5610 K 5725 — 222,60 eiro (VSAOI 10,5% no 2120 eiro)

D 5610 K 5720 — 393,07 eiro (IIN 20% un 23% no 2120 eiro)

D 5610 K 7xxx — 120,00 eiro (samazinām izdevumus, kas apmaksāti gada laikā)

D 7310 K 5724 — 500,11 eiro (VSAOI — 23,59% no 2120 eiro)

Rezultātā nodokļi no ēdināšanas/ārstniecības izdevumu pārsnieguma summas faktiski ir samaksāti no Jāņa algas.

Pētera un Marijas ziņojumā ēdināšanas/ārstniecības summas nodokļus decembrī neietekmē.

Paziņojumu aizpildīšana

1. Savukārt paziņojumā par fiziskajām personām izmaksātajām summām, kuru darba devējam jāiesniedz VID līdz nākamā gada 1. februārim (ar ieņēmumu kodu 1001), par Jāni var iesniegt divējādi.Uzrādīt paziņojumā ar kodu 1001 darba samaksu kopā ar darba devēja apmaksātajiem izdevumiem (24 000 + 600) un atsevišķi uzrādīt ar nodokli neapliekamo daļu (480). Zem nodokļiem paliek starpība 24 120 eiro. Tālāk varētu sekot attiecīgie atskaitījumi (ja tādi būtu bijuši: VSAOI (darba ņēmēja daļa), tātad 2532,60 eiro (210 x 11 + 222,60), neapliekamais minimums, atvieglojumi, iemaksas privātajos pensijas fondos un beidzot — apliekamais ienākums) un aprēķinātais ienākuma nodoklis — 4440,96 eiro (367,99 x 11 + 393,07). Protams, VID var interesēties, kas tas par neapliekamo ienākumu. 

2. Var arī uzrādīt aprēķinātās summas par 12 mēnešiem (t. sk. pārsnieguma summa), tātad — 24 120 eiro, VSAOI — 2532,60 eiro un aprēķinātais ienākuma nodoklis — 4440,96 eiro, tādējādi gada laikā ziņojumos iesniegtie dati sakritīs ar paziņojumā iekļauto informāciju. 

Otrajā variantā papildus jāiesniedz paziņojums ar kodu 3059 (uzrādot tajā neapliekamos ar nodokļiem ēdināšanas/ārstniecības izdevumus — 480 eiro) (šādai kārtībai dodama priekšroka, jo ēdināšanas/ārstniecības izdevumiem ir savs «personīgais» kods).

Pēterim neveidojas pārsniegums virs atļautās summas, bet viņa paziņojumu arī var aizpildīt divējādi.

1. Uzrādīt paziņojumā ar kodu 1001 darba samaksu kopā ar apmaksāto ēdināšanu (24 000 + 480) un atsevišķi uzrādīt neapliekamo ar nodokli daļu. Tālāk varētu sekot attiecīgie atskaitījumi (ja tādi būtu bijuši: neapliekamais minimums, atvieglojumi, iemaksas privātajos pensijas fondos… un beidzot — apliekamais ienākums un aprēķinātais ienākuma nodoklis. Protams, VID var interesēties, kas tas par neapliekamo ienākumu. 

2. Uzrādīt paziņojumā tikai darba samaksu (2000 x 12) ar kodu 1001, (attiecīgajiem atskaitījumiem) un aprēķināto ienākumu nodokli un iesniegt otru paziņojumu ar ieņēmumu kodu 3059 (šādai kārtībai dodama priekšroka, jo ēdināšanas/ārstniecības izdevumiem ir savs «personīgais» kods). 

Marijas paziņojums tiks aizpildāms analoģiski Pētera paziņojumam (vienīgi neapliekamā summa ir mazāka — 420 eiro).

Aizpildot paziņojumus, neapliekamās izdevumu summa (7360 eiro) sadalīsies darbinieku paziņojumos ar ienākuma kodu 3059, bet apliekamā daļa (6805 eiro) tiks pieskaitīta decembra darba samaksai un kopsummai piemēroti VSAOI un IIN.

P.S. Atgādinu likumā minēto normu: summa 480 eiro attiecināma uz darbinieka ēdināšanu un ārstniecību kopā!

Par gadu vai par mēnešiem?

Darbinieka ēdināšanas/ārstniecības neapliekamā summa (ja ievērotas visas prasības) IIN likumā noteikta gadam ar piebildi ≈ 40 eiro mēnesī. Vai būtu lietderīgi izdevumu summas pārsniegumu noteikt par mēnešiem no gada sākuma un uzreiz aprēķināt papildu nodokļus?

Domājams, nē, jo pēcāk tas var prasīt vairākas korekcijas. Piemēram, analizējot augustā datus, ir konstatēts pārsniegums (> 40 ◊ 8), un grāmatvedis, aprēķinot algu par augustu, palielina to ar pārsnieguma summu. Nodokļu summa būs lielāka nekā parasti. Ar nākamo mēnesi darbiniekam izsniegta darbnespējas lapa A un pēcāk līdz gada beigām arī B (vai darbiniekam radās nepieciešamība pēc bezalgas atvaļinājuma, vai pienācis laiks doties maternitātes atvaļinājumā). Ja grāmatvedis laikus pamanīs, tad nākamajā mēnesī varbūt vēl iespējams «glābt» situāciju, izmantojot ziņojuma 6. un 7. aili (ar mīnusa zīmi). Bet, ja nepamanīs un vairs šajā gadā darbiniekam nekas netiks aprēķināts? Galu galā, ēdināšanas summa gada ietvarā var nepārsniegt ierobežojumu! Izvēlieties un iekļaujiet metodikā!

Publicēts žurnāla “Bilance” 2024. gada marta (507.) numurā.

• Kāpēc darba devēja ziņojuma informācija var nesakrist ar paziņojumā par fiziskajai personai izmaksātajām summām norādīto
• Uzņēmuma darbinieks valsts aizsardzības militārajā dienestā
• Vai var būt virsstundas, strādājot nepilnu mēnesi?