Lai ārpakalpojuma grāmatveži varētu turpināt darbu, līdz 2023. gada 1. jūlijam obligāti ir jāsaņem licence. Viens no būtiskākajiem nosacījumiem licences saņemšanai ir atbilstošas iekšējās kontroles sistēmas izveide.

VID Nelegāli iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas pārvaldes Metodikas atbalsta un riska analīzes daļas galvenā juriste Inguna Maļceva vebinārā iepazīstināja ar ārpakalpojuma grāmatvežu licencēšanu un iekšējās kontroles sistēmas pamatprincipiem.

Pārejas periods līdz 2023. gada 1. jūlijam

Sākot ar 2021. gada 1. jūliju, Valsts ieņēmumu dienests (VID) izsniedz licences ārpakalpojuma grāmatvežiem, un vienlaikus ir izveidots ārpakalpojuma grāmatvežu Publiskais reģistrs.

Līdz šim, izvēloties ārpakalpojuma grāmatvedi, nebija pieejams valstiski atzīts mehānisms, kas palīdzētu noskaidrot, kurš no pakalpojumu sniedzējiem ir kompetents un uzticams. Ieviešot ārpakalpojuma grāmatvežu licencēšanu, tiks nodrošināts minimālais profesionālās kvalifikācijas līmenis, veicināta konkurence un uzlabota pakalpojumu kvalitāte, norāda VID. Vienlaikus jebkura persona varēs tiešsaistē pārliecināties, vai tās izvēlētais ārpakalpojuma grāmatvedis ir saņēmis licenci grāmatvedības ārpakalpojumu sniegšanai.

Lai saņemtu licenci, Grāmat≠vedības likumā ir noteikts pārejas periods — līdz 2023. gada 1. jūlijam. Šajā laikā ārpakalpojuma grāmatveži savus pakalpojumu varēs sniegt bez licences. Vienlaikus pārejas periodā ārpakalpojuma grāmatveži, kuriem nebūs atbilstošas profesionālās kvalifikācijas, varēs pilnveidot izglītību, lai tā atbilstu likumā noteiktajām licencēšanas prasībām.

Licenci var saņemt Elektroniskās deklarēšanas sistēmā (EDS), kur iesnieguma forma ir pieejama no 2021. gada 1. jūlija.

Par licences saņemšanu vai tās pārreģistrāciju noteikta valsts nodeva 100 eiro apmērā.

Prasības licences saņemšanai

Lai ārpakalpojuma grāmatvedis varētu saņemt licenci, svarīga ir profesionālā kvalifikācija, profesionālā pieredze un nevainojama reputācija.

Profesionālā kvalifikācija:

• Augstākās izglītības iestādes izdots diploms par vismaz pirmā līmeņa profesionālo augstāko izglītību (koledžas izglītību) Profesionālās izglītības likuma izpratnē vai akadēmisko augstāko izglītību (vismaz bakalaura grādu) grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomā.

Profesionālā pieredze:

• Vismaz trīs gadu profesionālā pieredze grāmatvedības jomā.

Nevainojama reputācija:

• Nav sodīta par tīša noziedzīga nodarījuma izdarīšanu tautsaimniecībā vai valsts institūciju dienestā vai par tāda nozieguma izdarīšanu, kas saistīts ar terorismu.

Iesniedzamie dokumenti

Ja ārpakalpojuma grāmatvedis ir pārbaudījis, ka atbilst noteiktajām prasībām, nākamais solis ir iesniegt dokumentus licences saņemšanai.

Iesniedzamie dokumenti:

• iesniegums EDS (pieejama, ja ir iesniegts ziņojums par noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma un proliferācijas finansēšanas novēršanas (NILLTPFN) darbības veidu ar kodu 20);
• civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polises kopija;
• iekšējā kontroles sistēma (IKS);
• profesionālo kvalifikāciju apliecinoša dokumenta kopija;
• dokuments par profesionālo pieredzi.

NILLTPFN likuma prasības un polise

I. Maļceva vērsa uzmanību, ka EDS nedos iespēju iesniegt speciālo iesniegumu, ja uzņēmumā nebūs iecelta par NILLTPFN jomu atbildīgā persona (kods 20) un par to VID nebūs saņēmis ziņojumu. Tad, kad tiks iesniegts iesniegums par NILLTPFN atbildīgo personu, nākamajā dienā varēs iesniegt iesniegumu EDS.

Lai iegūtu ārpakalpojuma grāmatveža licenci, IKS ir jāpievieno dokuments, kas ir aprakstīts NILLTPFN likumā. Pirms iesniegšanas ir jāpārbauda, vai IKS ir aktualizēta un satur visas likuma 7. pantā noteiktās prasības.

Svarīgi ir kvalifikāciju apliecinoši dokumenti. Nereti ir neskaidrības, vai tas var būt sertifikāts, kas iegūts dažādos grāmatvežu kursos. Šādu sertifikātu nevar iesniegt kā profesionālo kvalifikāciju apliecinošu dokumentu, lai saņemtu ārpakalpojuma grāmatveža licenci, akcentēja I. Maļceva.

Savukārt dokuments par profesionālo pieredzi var būt darba līgums, amata apraksts vai izziņa no darba devēja. Fiziskā persona pieredzi var apliecināt, iesniedzot uzņēmuma līgumu par grāmatvedības ārpakalpojuma nodrošināšanu.

Ja strādāju kā pašnodarbinātā, vai man pašai ar sevi jāslēdz darba līgums un par sevi jāpilda žurnāli, lai izpildītu likuma prasības?

Atbilde

Pašnodarbinātai personai, sniedzot ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumus citai personai/uzņēmumam, līgums jāslēdz ar to personu, kam šis pakalpojums tiek sniegts. Gadījumos, ja pašnodarbinātā persona sniedz grāmatvedības pakalpojumus, piemēram, uzņēmumam, kas pieder pašnodarbinātajai personai, tad arī šajā gadījumā līgums ir jāslēdz un jāveic visi NILLTPFN likumā noteiktie pienākumi attiecībā uz klienta izpēti.

Apdrošināšanas polise

Lai saņemtu ārpakalpojuma grāmatveža licenci, ir nepieciešama civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polise. Grāmatvedības likuma 40. pants nosaka, ka ārpakalpojuma grāmatvedim ir pienākums apdrošināt civiltiesisko atbildību par profesionālās darbības vai bezdarbības rezultātā nodarītajiem zaudējumiem.

Ārpakalpojuma grāmatveža profesionālās civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas minimālais atbildības limits nedrīkst būt mazāks par:

• 3000 eiro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskās darbības iepriekšējā pārskata gadā nepārsniedz vai ir vienāds ar 300 000 eiro;
• 5000 eiro, ja vismaz viena klienta neto apgrozījums (ieņēmumi) no saimnieciskās darbības iepriekšējā pārskata gadā pārsniedz 300 000 eiro.

Lai licence būtu spēkā, VID būs jāiesniedz atjaunota civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polise. Licenci izsniedz piecu gadu periodam, un pēc tam to var pārreģistrēt. 

Ja polisē ir rakstīts: apdrošinājuma ņēmējs — juridiska persona, apdrošinātā persona — fiziska persona/grāmatvedis. Vai šāda polise der, ja tiek prasīta licence uzņēmumam?

Atbilde

Minētā polise būs derīga licencēšanas vajadzībām.

_{Privilēģijas pirmspensijas vecuma personām un studējošajiem}

Ja esat persona, kura mācās vai ir pirmspensijas vecumā, neaizmir≠stiet iesniegumā atzīmēt šo faktu, jo pretējā gadījumā nebūs iespējams izmantot Grāmatvedības likuma pārejas perioda privilēģijas, mudināja VID pārstāve.

Kādas ir šīs privilēģijas? Ja personai ir nepieciešamā grāmatveža pieredze (vismaz trīs gadi), bet nav atbilstošas izglītības, iesniedzot VID dokumentu par izglītības apguvi, licenci varēs saņemt un tā būs derīga līdz 2025. gada 1. jūlijam. Tomēr, lai licence būtu spēkā, ik gadu līdz 15. oktobrim VID būs jāiesniedz izziņa par mācību turpināšanu.

Grāmatvedības likuma pārejas noteikumos ir paredzēti izņēmumi arī attiecībā uz vecuma pensijas saņēmējiem vai tām personām, kurām līdz vecuma pensijai atlikuši seši gadi vai mazāk. Piemēram, personas, kas saņem vecuma pensiju vai kurām līdz pensijai atlikuši seši gadi vai mazāk, bet ir uzkrāta atbilstoša grāmatveža pieredze (vismaz trīs gadi), bet nav atbilstošas profesionālās kvalifikācijas, licenci varēs saņemt piecu gadu periodam, bet ne ilgāk kā līdz 2027. gada 1. jūlijam.

Klienta riska novērtējums

Atbilstoši NILLTPFN likuma 7. pantam, izveidojot IKS, likuma subjektam ir jāparedz vismaz šādas kārtības (procedūras):

• klienta riska novērtējums;
• klienta izpēte;
• uz risku balstīta darījumu uzraudzība;
• aizdomīgu darījumu pazīmes;
• ziņošana par aizdomīgiem darījumiem;
• dokumentu aprite, uzglabāšana, iznīcināšana;
• darbinieku apmācība, uzdevumi, darba līgumi;
• iekšējā ziņošana;
• IKS audits;
• IKS atjaunošanas procedūra, risku pārskatīšanas procedūras.

Klienta riska novērtējumā ir jāiekļauj, kādā kārtībā tiek novērtēts, dokumentēts, pārskatīts par klientu, tā rezidences valsti, klienta saimniecisko vai personisko darbību, izmantotajiem pakalpojumiem un produktiem un to piegādes kanāliem, kā arī par veiktajiem darījumiem saistītais noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma finansēšanas risks. 

Klienta riska novērtējumā vajadzētu aprakstīt, kā risks tiek novērtēts (vārdiski, skaitliski); kā tas tiek dokumentēts (kas, ko, kā) un pārskatīts (termiņi, dokumentēšana, risks).

Jāiekļauj riska novērtējuma atspoguļojums

Attiecībā uz klienta izpēti VID IKS gribētu redzēt kārtību un apjomu, kādā, balstoties uz likuma subjekta veikto klienta NILLTF riska novērtējumu un ievērojot šajā likumā un citos normatīvajos aktos noteiktās klienta izpētes minimālās prasības, veicama klienta izpēte. Tātad IKS vajadzētu aprakstīt kārtību, apjomu, riska novērtējuma atspoguļojumu un minimālās prasības.

Attiecībā uz riskos balstīta darījumu uzraudzību — nepieciešams izveidot kārtību, kādā, balstoties uz likuma subjekta veikto klienta NILLTF riska novērtējumu, veicama klienta darījumu uzraudzība. Jāapraksta kārtība, riska novērtējums un darījumu uzraudzība.

Ir arī nepieciešams izveidot aizdomīgu darījumu atklāšanas kārtību un kārtību, kādā likuma subjekts atturas no aizdomīga darījuma veikšanas, tajā iekļaujot:

• atklāšanas kārtību (kas, ko, kā);
• atturēšanās kārtību (kas, ko, kā);
• pazīmes, riska indikatorus, tipoloģijas.

Obligāti IKS ir jāparedz arī kārtība, kādā tiek ziņots Finanšu izlūkošanas dienestam par aizdomīgiem darījumiem.

Darbinieku apmācības kārtība

Obligātās IKS sastāvdaļas attiecībā uz dokumentu apriti, uzglabāšanu un iznīcināšanas kārtību, kādā tiek uzglabāta un iznīcināta klienta izpētes gaitā, kā arī klienta veikto darījumu uzraudzības gaitā iegūtā informācija un dokumenti, ir:

• uzglabāšana/aprite (kompetence);
• ziņojumu neizpaušana;
• datu iznīcināšana (uzglabāšanas termiņu ievērošana).

IKS ir jābūt obligāti norādītai kārtībai attiecībā uz darbinieku apmācību, uzdevumiem un darba līgumiem. Jānorāda darbinieku tiesības, pienākumi un atbildība, kā arī darbinieku profesionālās kvalifikācijas un atbilstības standarti, pildot šā likuma prasības:

• kompetences, lomas;
• apmācību uzskaite (žurnāls);
• atbildības nostiprināšana.

Iekšējā audita funkcija

IKS paredz neatkarīgu iekšējā audita funkciju, lai nodrošinātu iekšējās kontroles sistēmas atbilstības normatīvo aktu NILLTPFN jomā prasībām un darbības efektivitātes izvērtēšanu, ja, ņemot vērā likuma subjekta darbinieku skaitu, šāda funkcija ir iespējama:

• pēc uzraugošās institūcijas norādījuma;
• iekšējā kompetenču un atbildības nodalīšana.

Jāparedz atjaunošanas kārtība

IKS ir jāparedz atjaunošanas un risku pārskatīšanas procedūras. Jābūt norādītām politiku un procedūru regulāras darbības pārskatīšanas prasībām un kārtībai atbilstoši grozījumiem normatīvajos aktos vai likuma subjekta darbības procesos, sniegtajos pakalpojumos, pārvaldības struktūrā, klientu bāzē vai darbības reģionos:

• papildus obligātās atjaunošanas pienākumam;
• iekšējie faktori (subjekts);
• ārējie faktori (klients).

Esmu pensijā, strādāju kā pašnodarbinātā un apkalpoju vienu uzņēmumu. Vai iekšējās kontroles sistēma man jāizveido tik plaši un pilnīgi, kā tas noteikts likumā? Vai var vienkāršot šo sistēmu?

Atbilde

Attiecībā uz pensijas vecumu sasniegušu ārpakalpojuma grāmatvedi nav paredzēti izņēmumi iekšējas kontroles sistēmas izstrādei.

Soda sankcijas, ja nebūs licences

VID kā uzraudzības un kontroles institūcijai ir pienākums veikt pārbaudes NILLTPFN likuma subjektiem (ārpakalpojuma grāmatvežu pakalpojuma sniedzējiem), gan tādiem, kas savu darbības veidu ir reģistrējuši VID, gan likuma subjektiem, kas darbības veidu nav reģistrējuši VID.

Tādējādi, ja pārbaudes laikā tiks konstatēts, ka ārpakalpojuma grāmatvedības pakalpojumi tiek sniegti bez licences, tad tiks piemērotas soda sankcijas.

Ja licence termiņā nebūs nokārtota, vai tiks piemērotas soda sankcijas?

Atbilde

Par darbību bez licences NILLTPFN likuma grozījumi paredz piemērot likuma subjektam 78. panta pirmajā daļā noteiktās sankcijas.

Ja atbildīgais grāmatvedis, kurš pierādīja savu kvalifikāciju un visu pārējo licences saņemšanai, pārtrauca darba attiecības — kā gan nākamais grāmatvedis pēc viņa var strādāt ar to pašu licenci?

Atbilde

Licence tiek izsniegta uzņēmumam, tāpēc, ja atbildīgais grāmatvedis beidz darba tiesiskās attiecības, uzņēmumam ir jāieceļ jauns atbildīgais grāmatvedis, iesniedzot VID Elektroniskās deklarēšanas sistēmā iesniegumu un klāt pievienojot jaunā atbildīgā grāmatveža kvalifikāciju, pieredzi apliecinošus dokumentus, un atkārtoti jāpierāda ieceltā atbildīgā grāmatveža atbilstība licencēšanas prasībām. Laika periodā, kurā uzņēmumam nebūs iecelts atbildīgais grāmatvedis, licences darbība tiks apturēta.

Tātad uzņēmumi licencēšanai var algot vienu «atbilstošu» grāmatvedi un pēc tam strādāt kaut vai ar sētnieka pieredzi?

Atbilde

Atbilstoši Grāmatvedības likuma 5. panta otrās daļas nosacījumiem uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par uzņēmuma grāmatvedības kontroles sistēmas nodrošināšanu. Ņemot vērā minēto, uzņēmuma vadītājs ir atbildīgs par grāmatvedības prasību izpildi uzņēmumā. VID ieskatā bez atbilstošas profesionālās kvalifikācijas, pieredzes grāmatvedības prasību nodrošināšana nav iespējama.

Izplatītākās kļūdas, iesniedzot IKS

VID informēja arī par izplatītākajām kļūdām IKS licencēšanas procesā.

Licencēšanas sistēmas sākumposmā bija vairāki gadījumi, kas dienestam tika iesniegta tikai IKS titullapa. Patlaban nereti ir situācijas, kad tiek iesniegta tikai daļa no IKS un iesniedzējs vaicā, vai ir nepieciešams VID nosūtīt visu IKS dokumentu. 

«Jā, VID vēlas redzēt visu IKS. Ja EDS to tehniski nav iespējams izdarīt, jo dokuments ir tekstuāli apjomīgs, tad ir iespējams to skenēt pa daļām un atsūtīt EDS, norādot, ka tie ir papildu dokumenti licences pieteikumam,» uzsvēra I. Maļceva.

Lielākā problēma ar iesniegtajām IKS ir tā, ka tajās nav ietvertas visas NILLTPFN likuma 7. pantā norādītās prasības. Tikpat bieži atkārtojas kļūda, ka IKS nav aktualizēta. Grāmatvedis vai nu IKS ir izstrādājis pats, vai to iegādājies un nav sekojis līdzi grozījumiem, kādi ir ietverti NILLTPFN likumā, un nav tos aktualizējis. Nereti IKS ir novecojusi terminoloģija, piemēram, Finanšu izlūkošanas dienests ir nosaukts par Kontroles dienestu, piesaukti neaktuāli Ministru kabineta noteikumi.

Kļūdas izglītības dokumentos

VID sastopas arī ar kļūdām, iesniedzot grāmatvežu izglītības dokumentus. Ir bijuši vairāki gadījumi, kad tiek iesniegts sertifikāts par 4. kvalifikācijas līmeņa grāmatveža izglītību, bet tas atbilstoši Grāmatvedības likumam nebūs dokuments, kas derēs ārpakalpojuma grāmatveža licences saņemšanai.

Ir bijuši gadījumi, kad grāmatveži iesniedz citas jomas augstākās izglītības dokumentu, piemēram, augstskolas diplomu par darba aizsardzības speciālista izglītību. 

VID kā grāmatvežu izglītību apliecinoši dokumenti tiek iesniegti arī diplomi par kādu no kvalifikācijas līmeņiem, kas iegūts tehnikumā, piemēram, par 3. kvalifikācijas līmeni. Ja diplomu būtu izsniegusi koledža, tas tiktu pieņemts.

Ja VID ir iesniegts ārzemēs iegūts izglītības dokuments, tad obligāti klāt ir jābūt Akadēmiskās informācijas centra (AIC) izziņai par tā pielīdzināšanu Latvijā iegūtai izglītībai. 

Ja ir iesniegts izglītības dokuments, kas neatbilst grāmatvedības, ekonomikas, vadības vai finanšu jomai, tad licences saņemšana nebūs iespējama.

Kļūdas darba pieredzes dokumentos

Iesniedzot darba pieredzes dokumentus, VID vēlas redzēt darba līgumus, uzņēmuma līgumus vai amata aprakstus. Tam nevajadzētu būt CV, kurā vienkārši tiek aprakstīta darba pieredze.

Kļūda dokumentu iesniegšanā būs arī tad, ja ir iesniegts pārskats ar informāciju, ka ir atbildīgā persona saistībā ar NILLTPFN likumu no VID EDS, vai pārskats par darba vietām no VID EDS, bet nav redzams, ka pieredze ir grāmatvedības jomā. Ne visos gadījumos VID ir informācija, vai dokumentu iesniedzējam ir pieredze grāmatvedības jomā, tāpēc VID aicina iesniegt arī vecākus līgumus. «Līguma vecumam šajā gadījumā nav nozīmes,» piebilda I. Maļceva.

Kļūdas apdrošināšanas polises iesniegšanā

Iesniedzot civiltiesiskās atbildības apdrošināšanas polises kopiju, ir jāpārliecinās, vai polise ir izsniegta nodokļu maksātājam, kurš pieprasa polisi. Praksē ir bijuši vairāki gadījumi, kad apdrošināšanas polise izsniegta uzņēmuma grāmatvedim — fiziskai personai, bet licenci pieprasa juridiska persona. 

Ir arī gadījumi, kad licenci pieprasa uzņēmums, bet iesniegtajā apdrošināšanas polisē kā polises ņēmējs ir norādīts atbildīgais grāmatvedis. 

«Noteikums ir vienkāršs: kurš lūdz izsniegt licenci, uz tā vārda ir jābūt izsniegtai apdrošināšanas polisei. Ir jāpārbauda, vai polisē ir norādīts, ka tiek apdrošināti grāmatvedības pakalpojumi, un vai polise ir spēkā,» tā I. Maļceva.

Valsts nodeva

Valsts nodeva netiek iemaksāta vienotajā kontā. Šim mērķim ir izveidots speciālais konts — Valsts kases norēķinu konts Nr. LV33TREL1060130929900.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2022. gada decembra (492.) numurā.