Galvenais normatīvais akts nozarē (tā saucamais jumta likums) līdz šā gada beigām ir likums "Par grāmatvedību"¹. 2022. gada 1. janvārī stāsies spēkā jaunais Grāmatvedības likums², ko Saeima pieņēma šogad 10. jūnijā. 

Likuma "Par grāmatvedību" 3. panta otrajā daļā noteikts, ka grāmatvedības kārtošanu uzņēmumā veic grāmatvedības jautājumos kompetenta persona — grāmatvedis vai ārpakalpojuma grāmatvedis, ar ko uzņēmuma vadītājs noslēdzis attiecīgu rakstveida līgumu, kurā noteikti šīs personas pienākumi, tiesības un atbildība grāmatvedības kārtošanas jautājumos. Šāda norma saglabāta arī jaunā Grāmatvedības likuma 34. pantā.

Par to, kādam vajadzētu būt šī līguma minimālajam saturam, plašāk stāstīts šajā Bilances numurā, rakstā "Ārpakalpojuma grāmatveža darbības praktiskie aspekti". Taču, apskatot tēmu par ārpakalpojuma grāmatveža maiņu, uzmanība jāpievērš vēl dažām svarīgām līguma detaļām. 

Līgumā par ārpakalpojuma grāmatvedību jāparedz ne tikai sadarbības uzsākšana un tās norise, bet arī tās pārtraukšana (pabeigšana). Proti, kā notiek sadarbības laikā uzkrāto grāmatvedības dokumentu (tajā skaitā elektroniski sagatavoto), reģistru un arī grāmatvedības reģistru (tajā skaitā grāmatvedības datorprogrammā izveidotās datubāzes) nodošana. Šie aspekti ir vienlīdz svarīgi arī gadījumā, kad apkalpojamais uzņēmums tiek likvidēts (saskaņā ar dalībnieku lēmumu) vai tiek pasludināta tā maksātnespēja (saskaņā ar tiesas spriedumu).

Kā minēts, likums uzliek par pienākumu līgumā paredzēt grāmatveža pienākumus, tiesības un atbildību grāmatvedības kārtošanas jautājumos. Atbildību pastiprina arī ārpakalpojuma grāmatveža civiltiesiskā apdrošināšana, kas ir obligāta jau trešo gadu. Taču ne Grāmatvedības likums, ne citi normatīvie akti neregulē kārtību, kādā notiek ārpakalpojuma grāmatvežu maiņa. Praksē tiek novēroti vairāki nepatīkami starpgadījumi, kad "bijušais" ārpakalpojuma grāmatvedis (visbiežāk neapmierinātībā ar to, ka zaudē klientu) pieturas tikai pie sev vien zināmiem noteikumiem, visādi kavējot dokumentu nodošanu un sarežģījot pakalpojuma sniegšanas uzsākšanu "jaunajam" ārpakalpojuma grāmatvedim.

Šajā rakstā autors sniegs ieteikumus, kā pareizāk rīkoties abām pusēm — gan tam ārpakalpojuma grāmatvedim, kurš pārtrauc sadarbību ar klientu, gan arī ārpakalpojuma grāmatvedim, kurš pārņem lietas un turpinās apkalpot klientu. Būtu tikai apsveicami, ja šos ieteikumus ņemtu vērā arī uzņēmēji, noslēdzot ārpakalpojuma grāmatvedības līgumu. Tādējādi nākotnē būtu iespējams izvairīties no pārpratumiem un sarežģījumiem ārpakalpojuma grāmatvežu maiņas gadījumā. 

Vispirms jāatzīmē, ka dzīvojam civilizētā sabiedrībā un gan sadarbības uzsākšanu, gan arī tās pārtraukšanu visos gadījumos vajadzētu risināt tikai un vienīgi savstarpējas sapratnes un cieņas gaisotnē. Savukārt visas domstarpības ieteicams risināt Civillikumā noteiktajā kārtībā, taču nekādā ziņā "nespītējot" ne klientam, ne arī tam ārpakalpojuma grāmatvedim, kurš turpinās apkalpot klientu grāmatvedības jomā.

Autors iesaka ārpakalpojuma grāmatvedības līgumā iekļaut šādus punktus.

Ja pirms sadarbības uzsākšanas ārpakalpojuma grāmatvedis un klients noslēdz attiecīgu līgumu, kura minimālo saturu nosaka likums, tad līguma pārtraukšanas gadījumā autors iesaka parakstīt attiecīgu vienošanos (paraugs — 1. pielikums). 

Praksē visbiežāk strīds rodas par to — ir vai nav jānodod jaunajam ārpakalpojuma grāmatvedim grāmatvedības programmā izveidotā datubāze ar visiem grāmatojumiem, no kuriem veidojas attiecīgie grāmatvedības reģistri. Un ne tikai reģistri, arī darba algas aprēķini, noliktavas uzskaite (ja tāda ir), detalizēta pamatlīdzekļu uzskaite, to nolietojuma aprēķini u.tml.

Jāsāk ar to, ka šī datubāze nekādā ziņā nav ārpakalpojuma grāmatveža īpašums. Un tā nav arī grāmatvedības datorprogrammas izstrādātāja (autora) īpašums, kā dažkārt ir ticis apgalvots publikācijās. Šāds apgalvojums ir neloģisks, ka ārpakalpojuma grāmatveža sagatavotā datubāze, kas ir klienta uzdevumā veikts darbs un kas savukārt paredzēts līgumā ar ārpakalpojuma grāmatvedi, nesaprotamu iemeslu dēļ varētu kļūt par datorprogrammas izstrādātāja (autora) īpašumu. 

Jebkurš grāmatvedības reģistrs — gan papīra formā sagatavotais, gan elektroniski (datorprogrammā sagatavotais) — ir tikai un vienīgi attiecīgā uzņēmuma īpašums, tajā skaitā arī minētā datubāze, par kuru parasti rodas strīdi.

Vienkāršākais un pareizākais risinājums ir šo jautājumu iekļaut līgumā ar ārpakalpojuma grāmatvedi, kā tas minēts iepriekš. Tomēr gadījumā, ja šāds punkts līgumā nav ticis iekļauts, uzņēmums (klients) ir tiesīgs šo strīdu risināt civiltiesiskā kārtā. 

Arī domstarpību gadījumā ārpakalpojuma grāmatvedim, kurš kādu iemeslu dēļ nenodod datubāzi, ir pienākums visus attiecīgos analītiskos reģistrus izdrukāt un nodot papīra formā, kā to paredz Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju³. Minēto noteikumu 36. punktā noteikts:

Šie reģistri nepārprotami ir klienta īpašums. 

Īpaša uzmanība jāpievērš, lai tiktu saņemta visa ar pamatlīdzekļiem saistītā dokumentācija — to iegādes dokumenti, akti par to nodošanu ekspluatācijā, norakstīšanas akti, visu pamatlīdzekļu uzskaites kartītes un nolietojuma aprēķina kartītes. Jāseko, lai pilnā apmērā tiktu pieņemta ar darba algas aprēķiniem saistītā dokumentācija — darba laika uzskaites tabulas, darba algas aprēķinu saraksti, atvaļinājuma naudas aprēķini, arī darba algas izmaksu saraksti. Jaunajam ārpakalpojuma grāmatvedim jāsaņem visu bilances kontu atšifrējumi — gan aktīva konti (piemēram, detalizēts debitoru saraksts), gan pasīva konti (detalizēts kreditoru saraksts, informācija par aizņēmumiem, neizmaksātajām dividendēm, darba algu u.tml.). 

Ja grāmatvedības uzskaite tika kārtota, arī pamatojoties uz dokumentiem, kas saņemti tikai elektroniskā veidā (piemēram, rēķini), šie rēķini jāapkopo vienā vai vairākās datņu arhivēšanas programmas datnēs, izmantojot failu arhivēšanas programmas WinZip vai WinRar, un vienā vai vairākos cietajos diskos (kompaktdiskos) jānodod kopā ar dokumentiem papīra formā.

Grāmatvedības lietas nododot gada vidū, ieteicams vienoties arī par grāmatvedības hronoloģiskā reģistra saņemšanu papīra formā vai, piemēram, elektroniskā formātā Excel datnē vai OpenOffice datnē.

Grāmatvedības dokumentu (lietu) nodošanu noformē ar attiecīgu aktu (paraugs — 2. pielikums). Ir svarīgi aktā precīzi uzskaitīt visus dokumentus, kādi apkopoti dokumentu mapēs (arī cietajos diskos vai kompaktdiskos), norādot to sagatavošanas un izstrādāšanas termiņus (periodus). 

Paraugs sastādīts gadījumam, kad grāmatvedības dokumenti tiek nodoti uzņēmumam (klientam). Līdzīgs akts sastādāms arī gadījumos, kad grāmatvedības dokumenti tiek nodoti citam ārpakalpojuma grāmatvedim tieši vai līguma darbības laikā dokumenti tiek nodoti glabāšanai uzņēmuma arhīvā (ārpakalpojuma grāmatvedis nekārto uzņēmuma arhīvu), maksātnespējas administratoram vai uzņēmumam tā likvidācijas gadījumā. 

Ārpakalpojuma grāmatvedim jāpatur prātā, ka ar dokumentu nodošanas faktu nebeidzas viņa atbildība, kas paredzēta tiesību aktos. Autors vērš uzmanību, ka tiesībsargājošās iestādes pēc vairākiem gadiem var arī ārpakalpojuma grāmatvedim uzdot jautājumus un aicināt sniegt liecības par sadarbību ar bijušo klientu. 

Savukārt uzņēmuma maksātnespējas procesa gadījumā arī maksātnespējas administrators var aicināt ārpakalpojuma grāmatvedi sniegt informāciju. Atsevišķos gadījumos ārpakalpojuma grāmatvedi var nozīmēt kā parādnieka pārstāvi saskaņā ar Maksātnespējas likumu⁴.

Uzņēmuma maksātnespējas gadījumā ārpakalpojuma grāmatvedim noteikti jāatceras, ka jebkura nesadarbošanās ar maksātnespējas administratoru var tikt tulkota kā maksātnespējas procesa kavēšana un var radīt nevēlamas sekas. 

Maksātnespējas likuma 215. pants Maksātnespējas procesa kavēšana

Arī šo iemeslu dēļ ir ļoti svarīgi līgumattiecības pārtraukt korekti un visus attiecīgos dokumentus nodot pēc piederības vislabākajā kārtībā.

Publicēts žurnāla “Bilance” 2021. gada septembra (477.) numurā.