Turpinājums iepriekšējā numurā iesāktajam tematam par grāmatvedības digitalizāciju uzņēmumā.

Kā digitalizēt?

Nav pareiza vai nepareiza digitalizācija — ir tāda, kādu nolemj uzņēmuma vadība. Tādas ir vadības tiesības, un to nosaka Grāmatvedības likums. Un te ir jāsaprot, ka digitalizācija ir ne tikai papīra formāta dokumentu pārvēršana elektroniskajos, bet tas ir process, kurā uzņēmums apņemas pāriet uz tā saucamo bezpapīra grāmatvedību, kas nozīmē, ka uzņēmums izvairās izsniegt jebkādus dokumentus papīra formātā. Tai pašā laikā jāpatur prātā, ka uzņēmumam ir jāizpilda Grāmatvedības likuma prasības, kurās teikts: ja grāmatvedību kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu vai grāmatvedības informācijas datorsistēmu programmatūru, tad grāmatvedības dokumentus datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā attēlo cilvēklasāmā formātā un nodrošina iespēju veidot šo dokumentu atvasinājumus papīra formā (izdrukas). Cilvēklasāms formāts ir elektronisks datu attēlošanas veids, ko fiziskā persona var izmantot kā informāciju bez jebkādas papildu apstrādes.

Ir dažādi veidi, kā to izdarīt: gan vienkārši ieskenējot, gan nofotografējot, gan izmantojot speciālas programmas. Grāmatvedībā digitalizēšanai ir vairāki posmi: viens — papīra formāta dokumentu pārvērst elektroniskā, otrs — elektronisko dokumentu apstrādāt.

Sāksim ar vienkāršāko — papīra formā saņemto dokumentu digitalizāciju:

• kurš papīra dokumentu pārvērtīs elektroniskā dokumentā (te vairāk runa ir tieši par saņemtajiem dokumentiem, jo grāmatvedības uzskaites sistēmā sagatavotie dokumenti jau ir elektroniskā formātā un tie nekā savādāk nav digitalizējami, ir tikai jāpieņem lēmums tos nedrukāt, bet garantēt katra dokumenta izdruku no uzskaites sistēmas) un 
• kā notiks digitalizācijas process, jeb kā papīra dokuments kļūs par elektronisku dokumentu,
• kur tiks glabāts elektroniskais dokuments,
• kā un kurš būs atbildīgs par uzglabāšanu, nomenklatūras veidošanu, datu drošību,
• kurš būs atbildīgs, lai dokuments visas glabāšanas periodā būtu izmantojams un lai dati tajā netiktu izmainīti,
• kā šim dokumentam varēs piekļūt darbinieki,
• kā šo dokumentu varēs tālāk izmantot uzņēmumā procesos,
• kurā brīdī papīra dokuments tiek digitalizēts — saņemšanas brīdī vai pēc dokumenta apstrādes (piemēram, ievadīšanas uzskaites sistēmā).

Piemēram, vai papīra dokuments tiks ieskenēts ar stacionāru skeneri un pārsūtīts uz grāmatvedību, izmantojot skenera funkciju, vai arī dokumenta skenēšana notiks, izmantojot mobilā telefona lietotnes, vai arī dokuments tiks fotografēts ar viedierīci.

Ja papīra dokumenti elektroniskā formātā (digitalizēti) tiks pārvērsti dažādos veidos (fotografēti, ieskenēti), jāvienojas par dokumenta elektronisko formātu — vai tas būs PDF vai attēla formātā (piemēram, JPG vai PNG, vai citā). Varbūt uzņēmumā tiks pieļauts izmantot dažādus elektroniskos formātus, bet, pirms to pieļauj, jāsaprot, kā dokuments tiks apstrādāts grāmatvedībā un vai uz dokumenta nepieciešams veikt atzīmes, piemēram, vīzēt. Ja uz elektroniskā dokumenta būs nepieciešams veikt atzīmes, jānoskaidro, vai sagatavotais formāts to pieļauj ar uzņēmuma rīcībā esošo programmatūru vai arī ir jāiegādājas speciāla programma. Ja datus no dokumenta (pavadzīmes, čeka, rēķina u.c.), nepieciešams ievadīt uzskaites sistēmā — kā tas notiks? Ja dokuments ir PDF formātā, vai uzņēmumā ir programmatūra, kas spēj atpazīt PDF dokumentā iekļauto informāciju un automātiski novadīt uz uzskaites sistēmu, vai tomēr dati būs jāievada programmā manuāli? Ja dati no PDF dokumenta tiks ievadīti uzskaites sistēmā manuāli — vai šāds dokuments ir jādrukā vai arī darbinieks datus ievadīs, raugoties datora ekrānā. Kaut šķiet, ka tas ir smieklīgs atgādinājums, bet tas ir jāņem vērā — drukājot PDF dokumentu, digitalizācijas process un tā nozīme tiek izkropļota, jo joprojām tiek radīts papīra dokuments, kas pēc tam tiek iznīcināts.

Mašīnlasāmais formāts

Vēl viena iespēja, kas būtiski atvieglo grāmatvedības darbu, — iespēja saņemt attaisnojuma dokumentus mašīnlasāmā jeb strukturētā formātā (populārākais formāts — XML) vai izmantojot datu tiešsaistes apmaiņas kanālus, tostarp e–adresi, kas dod iespēju no partnera saņemt dokumentus, kas uzreiz no datu tiešsaistes portāla tiek ieimportēti grāmatvedības sistēmā un tur arī glabāsies elektroniskā formātā. Ja dati tiek saņemti datu tiešsaistes kanālos, tad ir iespējams, ka dokumenta dati tiek ieimportēti programmā un papildus ir iespēja iegūt šo dokumentu arī cilvēklasāmā formātā, piemēram, PDF. Arī šajā situācijā ir divi varianti — saglabāt PDF savā datu serverī vai uzglabāt to tiešsaistes kanālā (ja tas šādu iespēju piedāvā). Ja datu tiešsaistes apmaiņas kanāls piedāvā datu uzglabāšanu, ir jānoskaidro, cik ilgu laiku dati tiek glabāti. Ja dati tiek uzglabāti tikai gadu, uzņēmumam varbūt jāveic datu saglabāšana savā serverī, lai būtu ērtāk pierādīt darījuma esamību. 

Kā uzglabāt elektroniskos datus

Tad, kad ir skaidrība par dokumentu formātiem, apriti, iesaistītajām personām, nepieciešams saprast, kā šos datus uzglabāt un kur šos datus uzglabāt. Jāņem vērā, ka elektronisko datu uzglabāšanu regulē grāmatvedības likumdošanas akti, bet personāla datu uzglabāšanu Vispārīgās datu aizsardzības regula. Katrā no tām ir atšķirīgi nosacījumi.

Regula paredz datu drošību un apstrādi tieši fizisko personu datu apstrādē un balstoties uz datu drošības apsvērumiem. ES Komisijas lēmums (6. numurs sarakstā) nosaka, kur ir jāglabā dati. Regula nosaka, ka dati jāuzglabā ES (tas attiecas arī uz mākoņiem), savukārt ES lēmums par pietiekamību Privacy Shield nosaka, kā nodot datus un tos uzglabāt ārpus ES teritorijas (arī attiecas uz mākoni). Ja trešās valsts uzņēmums ir Privacy Shield List, tas nozīmē, ka tur ir tiesības glabāt datus.

Grāmatvedības likums savukārt sašaurina datu uzglabāšanas teritoriju, nosakot, ka grāmatvedības dokumenti elektroniskā formā glabājami Latvijas Republikas vai citas Eiropas Savienības dalībvalsts teritorijā atbilstoši Eiropas Parlamenta un Padomes 2018. gada 14. novembra regulā (ES) Nr. 2018/1807 par satvaru nepersondatu brīvai apritei Eiropas Savienībā noteiktajām prasībām. Un te rodas pretrunas, jo grāmatvedības dokumenti faktiski nav atdalāmi no personas datiem, piemēram, preču un pakalpojumu dokumentos var būt dati, kas norādīti VDAR un glabājami arī ārpus ES teritorijas, bet to nevar darīt, jo grāmatvedības dokumentu glabāšanu nosaka Grāmatvedības likums, un tā ir ES teritorija.

Likumā skaidrots, ka elektroniskā formā pārvērstajam dokumentam glabāšanai elektroniskā vidē ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam, taču uzņēmumam ir tiesības iznīcināt oriģinālo dokumentu (papīra formāta) tikai tad, ja uzņēmums attiecībā uz elektroniskā formā pārvērsto dokumentu, kas paredzēts glabāšanai elektroniskā vidē, ievēro šādus noteikumus:

• ir nodrošināts oriģinālā dokumenta satura attēlojums un atbilstība visā dokumentu glabāšanas laikā,
• ir nodrošināta satura lasīšana datora vai citas elektroniskas ierīces ekrānā cilvēklasāmā formātā un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana papīra formā,
• pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret izmaiņām vai iznīcināšanu,
• pārvēršanas process, kā arī oriģinālā dokumenta iznīcināšanas process tiek dokumentēts uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.

Likums nepaskaidro, kā glabāt! Tas ir katra uzņēmuma vadītāja lēmums. Tātad šis ir vēl viens svarīgs process — elektronisko (digitalizēto) dokumentu uzglabāšana. Jāatceras — ja mēs kaut ko radām, pēc tam uzglabājam, tad agri vai vēlu būs nepieciešamība pie tā piekļūt.

Dokumentu aprites shēma ir viens no grāmatvedības politikas elementiem, kas sevī iekļauj arī piekļuves tiesību iestrādes procesus.

Pēc autores domām, elektronisko dokumentu uzglabāšanai jāievēro noteikti nosacījumi:

• vai dokuments ir elektroniskā, bet cilvēklasāmā formātā,
• vai arī dokuments ir elektroniskā, bet mašīnlasāmā formātā.

Katram dokumentu formāta uzglabāšanas procesam jābūt atsevišķi definētam. Var būt situācijas, kad viens un tas pats dokuments grāmatvedībā tiek iesniegts abos formātos (kā jau autors iepriekš rakstīja — tas var būt tad, ja datu apmaiņai izmanto datu tiešsaistes apmaiņas kanālus, un tas var būt, arī veicot datu apmaiņu e–pastā: dokuments tiek atsūtīts XML un PDF formātā). Tādā gadījumā ērtāk būtu glabāt šos abus dokumentu veidus vienā failu mapē.

Elektroniski glabāto dokumentu kārtībai jābūt izveidotai un uzņēmuma vadītāja apstiprinātai tai brīdī, kad tiek sākts dokumentus glabāt elektroniski.

Autore iesaka pievērst uzmanību datu uzglabāšanas vietai, proti, izmantot mākoņpakalpojumu un drošu mākoņpakalpojuma sniedzēju un datus glabāt tur, nevis uzņēmuma serverī, kas ir mazāk drošs. Sevišķi nedroši ir datus glabāt kāda darbinieka datorā. Datoru var nozagt, uzlauzt, darbinieks to var pazaudēt, izdzēst datus u.tml. Darbinieka prombūtnē dators var atrasties pie darbinieka, un piekļuve dokumentiem tajā laikā nav iespējama.

Elektroniskos dokumentus kārto failu mapēs. Tieši tāpat, kā tiek veidota nomenklatūra papīra dokumentu sakārtošanai (numerācija u.tml.), jāveido nomenklatūra arī elektroniskajiem dokumentiem un mapēm.

Lai saprastu, kādas mapes veidot un kādus dokumentus un kā tos tur ievietot, autors iesaka izvērtēt, kā, kādos gadījumos un kurš drīkstēs piekļūt elektroniskajiem dokumentiem, tātad — kurš būs šīs mapes lietotājs. Veidojot failu mapes, lietderīgi ņemt vērā grāmatvedības uzskaites pamatnosacījumus par kontu veidošanu, proti, katrā kontā tiek uzglabāti dati pēc to ekonomiskās būtības. Tas nozīmē, ka var veidot mapi katram kontam. Kādos gadījumos tas ir lietderīgi? Tad, ja uzņēmumā ir tematiskā pārbaude, kurā auditors vēlas piekļūt noteikta veida dokumentiem, viņam tiek iedota piekļuve tikai konkrētajai mapei, kurā glabājas noteikta veida dokumenti. Piemēram, uzņēmums sniedz transporta pakalpojumus un tirgo preces. Ja tematiskajā pārbaudē nepieciešams veikt pārbaudi tikai saistībā ar transporta pakalpojumiem, tad, iedodot auditoram piekļuvi tikai tai mapei, kurā glabājas dokumenti par transporta pakalpojumiem, tiek izslēgta iespēja ielūkoties preču pavadzīmju dokumentos, kas nav pārbaudes objekts.

Jāņem vērā, ka šāda mape ir grāmatvedības reģistrs. Grāmatvedības reģistrus iedala hronoloģiskajos un sistemātiskajos. Grāmatvedības kārtošanas noteikumos ir noteikts, ka hronoloģiskie reģistri ir žurnāli, kas iekārtoti sadalījumā pa saimniecisko darījumu veidiem, kuri bieži atkārtojas, bet sistemātiskie reģistri ir ne tikai galvenā grāmata (virsgrāmata), kuru izmanto, kārtojot grāmatvedību divkāršā ieraksta sistēmā, bet arī analītiskās uzskaites reģistri pamatlīdzekļu, krājumu, norēķinu atlikumu un apgrozījuma uzskaitei vai citu grāmatvedības kontu analītiskai uzskaitei. Analītiskās uzskaites reģistros norāda analītiskās uzskaites kontu nosaukumus un tiem piešķirtos kodus (ja tādi ir), šo kontu atlikumus naudas izteiksmē un, pamatojoties uz attaisnojuma dokumentiem, detalizētu informāciju par šo kontu apgrozījumu naudas izteiksmē, bet attiecībā uz kustamo vai nekustamo ķermenisko lietu uzskaites vienībām (piemēram, pamatlīdzekļiem, krājumiem) un bezķermeniskām lietām (piemēram, licencēm, līdzdalības daļām) — arī informāciju par minēto uzskaites vienību skaitu un to izmaiņām. Savukārt hronoloģiskajos reģistros jānorāda ieraksta datums, ieraksta kārtas numurs, ja tas nepieciešams, atsauce uz attaisnojuma dokumentu: dokumenta autors (juridiskās personas nosaukums vai fiziskās personas vārds, uzvārds), dokumenta nosaukums vai saimnieciskā darījuma apraksts, dokumenta sagatavošanas datums un reģistrācijas numurs. Ja grāmatvedības reģistrus kārto elektroniski, izmantojot grāmatvedības datorprogrammu, šajā apakšpunktā minētās informācijas vietā var norādīt unikālu attiecīgā attaisnojuma dokumenta pazīmi (piemēram, numuru, ar kādu attaisnojuma dokuments reģistrēts grāmatvedības datorprogrammā), kas ļauj šo attaisnojuma dokumentu viennozīmīgi identificēt, saimnieciskā darījuma novērtējums naudas izteiksmē, grāmatvedības kontu nosaukums vai kods, kuros izdarāms ieraksts, un norādījums, vai ieraksts izdarāms šā konta debetā vai kredītā.

Tas nozīmē, ka arī elektronisko dokumentu mapē dokumentiem jābūt noteiktā kārtībā sistematizētiem (tāpat kā papīra dokumentu gadījumā). Lai ievietotu mapē dokumentu, jābūt skaidrībai, kā pēc tam mapē atrast vajadzīgo dokumentu, neverot vaļā katru mapē ievietoto dokumentu. Tātad — kā tiks nosaukts dokuments, kādi būs atpazīstamības principi, veidojot nosaukumu. Katrai mapei jābūt nosaukumam, savukārt, piešķirot nosaukumu elektroniskajam dokumentam, jāņem vērā lietu nomenklatūra. Dokumenta nosaukums var saturēt gan dokumenta datumu, gan darījuma partnera nosaukumu, gan dokumenta numuru. Katrs dokuments var tikt arī numurēts pieaugošā kārtībā — atbilstoši ieraksta numuram vai datumam, ar kādu tas reģistrēts grāmatvedības sistēmā. Tātad, kā jau autore minēja iepriekš, jābūt lietu nomenklatūrai un, ieteicams, arī dokumentu reģistram vai nu pašu iekārtotas tabulas, vai izdrukas no grāmatvedības programmas veidā — tā, lai ne tikai grāmatvedis, bet arī trešā kompetentā persona spētu orientēties mapes saturā un atrast nepieciešamo dokumentu.

Šī prasība nav jaunums. Elektroniski glabāto dokumentu kārtībai jābūt izveidotai un uzņēmuma vadītāja apstiprinātai tai brīdī, kad tiek sākts dokumentus glabāt elektroniski.

Ir pieejamas arī speciālas lietvedības programmas, kuras var izmantot dokumentu numerācijai un sakārtošanai.

Jāņem vērā, ka Grāmatvedības likums nosaka prasības tikai grāmatvedības dokumentiem, un grāmatvedības dokumenti likuma izpratnē ir attaisnojuma dokumenti, grāmatvedības reģistri, inventarizācijas saraksti, gada pārskati un grāmatvedības organizācijas dokumenti elektroniskā vai papīra formā. Grāmatvedības likumā atrunātās normas neattiecas uz preču piegādes dokumentiem. Tas nozīmē, ka preču piegādes dokumenti, kad tie «nokļūst» noliktavā vai tirdzniecības vietā, netiek interpretēti kā grāmatvedības attaisnojuma dokumenti un tiem jābūt papīra formātā. Tos iekšējai glabāšanai grāmatvedībā drīkst pārvērst elektroniskā formātā, bet, organizējot dokumentu apriti veikalos un noliktavās, ir jāpēta speciālās normas. Valsts ieņēmumu dienests (VID) semināros reizēm mēdz teikt, ka arī pavadzīmju aprite drīkst būt elektroniska, kas arī šobrīd notiek, — sevišķi šāda dokumentu aprite bija svarīga Covid–19 uzliesmojuma laikā (to atļāva speciālie likumi, kas bija spēkā kovida laikā, bet nu jau vairs nav spēkā). Tomēr tikpat bieži tiek stāstīts, ka preču pavadzīmēm jābūt tikai papīra formātā. Pēc autores novērojumiem VID nav vienotas attieksmes pret preču pavadzīmju formāta prasībām.

Autore deva tikai nelielu ieskatu grāmatvedības procesu digitalizācijas virzienā. Kaut arī tas viss šķiet laikietilpīgs, sarežģīts un pat neizpildāms, tomēr aizvien vairāk un vairāk uzņēmumu pāriet uz digitālo jeb «bezpapīra» grāmatvedību, tādējādi taupot resursus. Atliek nenobīties un atcerēties: ja izdevās citiem, izdosies arī man! Veiksmīgu digitalizācijas procesu!

Publicēts žurnāla “Bilance” 2023. gada aprīļa (496.) numurā.